Что нужно делать:
– составлять, планировать и оптимизировать рабочий график, координировать действия – договариваться о встречах, отслеживать рабочее расписание;
– фиксировать и напоминать руководителю о том, что должен сделать, информировать о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
– организовывать и обеспечивать рабочие мероприятие:
– подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, собрания, презентации, требующие моего участия, следить за соблюдением регламентов, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
– организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.);
– встречать и принимать посетителей, создавая положительный имидж и поддерживая высокую репутацию компании;
– способствовать комфортному пребыванию в командировках и личных поездках, организовывая по возможности соответствия личным предпочтениям;
– самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
– при необходимости представлять на деловых мероприятиях, выражать позицию руководителя и отвечать на вопросы;
– работать с документами – грамотно, со всех точек зрения, составлять и редактировать необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д.;
– принимать поступающую деловую корреспонденцию, регистрировать и передавать руководителю, а затем — доводить резолюции до конкретных исполнителей. В некоторых случаях самостоятельно подготавливать ответ;
– принимать и своевременно предоставлять документы на подпись и способствовать их своевременному подписанию;
– поддерживать деловые контакты;
– ограждать от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа руководителя и нашей компании.
Важно, что в Вас должно быть:
– дисциплинированный исполнитель;
– высокая скорость печати, знание грамматики русского языка, умение пользоваться оргтехникой, знание программ Exсel, Word, PowerPoint;
– представительный внешний вид, хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения;
– навыки быстрого и качественного поиска необходимой информации в Интернете, умение хранить конфиденциальную информацию;
– чувство такта, прекрасная память, высокий уровень дисциплины, способность выполнять задачи точно в срок, умение общаться с людьми, знание особенностей данной профессии, адекватное восприятие требований со стороны руководства, соблюдение этических норм поведения.
– адаптивность, пунктуальность.
От Компании:
– работа в современном офисе;
– своевременная оплата труда;
– официальное оформление, полный соц. пакет.