Компания «АЛЬЯНС-ПРОЕКТ» является экспертом в проектировании опасных производственных и технологически сложных объектов топливно-энергетического комплекса России.
В основе имени нашей компании лежит понятие союза. Союза как объединения. Объединение и способ реализации по принципу «win-win».
Альянс энергии и интеллекта.
В настоящий момент мы в поиске Офис-менеджера, любящего своего дело и готового развиваться вместе с компанией.
Обязанности:
– Регистрация корреспонденции (входящие, исходящие), направление конечным исполнителям;
– составление и регистрация приказов;
– составление и отправка писем контрагентам;
– прием и распределение звонков;
– организация видеоконференций, совещаний;
– осуществление записи видеоконференций, совещаний, составление протоколов совещаний (при необходимости);
– передача информации бухгалтеру для оформления приема сотрудников, и других документов кадрового учета;
– организация подписания оригиналов документов кадрового учета с сотрудниками, архивирование документов кадрового учета;
– оформление личных дел сотрудников, заполнение данных проекта трудового договора;
– организация настройки рабочего места для нового сотрудника, передача и прием ТМЦ;
– контроль сроков и оформления соответствующих документов относительно следующих событий: прием, увольнение, окончание испытательного срока, дни рождения сотрудников, ведение соответствующих реестров;
– организация командировок сотрудников, в т.ч. заказ билетов, бронирование жилья, аренда транспорта, и т.д.;
– организация оформления допусков, пропусков на сотрудников и технику для выполнения работ на территории заказчиков;
– организация прохождения аттестации сотрудников в органах Ростехнадзора, и т.п.;
– организация поздравления сотрудников с днем рождения, в т.ч. в чате компании;
– организация обучения по охране труда, промбезопасности;
– организация обучения сотрудников компании на курсах;
– передача в оплату хозяйственных счетов, контроль получения по ним закрывающих документов (связанные с перечнем обязанностей);
– оформление доверенностей;
– заказ канцелярских, хозяйственных и пр. товаров в офис: питьевой воды, продуктов в офис (чай, печенье, орехи,..); для обустройства рабочих мест новых специалистов, спецодежды, изготовления шевронов, мебели, сувениров к праздникам для контрагентов, заказ визиток, буклетов, и др.); поиск и заказ товаров по поручению руководителя;
– инвентаризация МТР, поддержание наличия необходимых ресурсов, ведение соответствующих реестров;
– отправка и получение документов (почта России, курьерские службы);
– организация печати разработанной документации и отправка заказчикам;
– контроль корректности составления накладной передаваемой документации, получение накладной, подписанной со стороны заказчика;
– организация поздравлений контрагентов, деловых партнеров, сотрудников компании к праздникам (проработка идеи подарка, поиск исполнителей/изготовителей, контроль изготовления, доставки подарков);
– организация мероприятий (работа с агентствами; бронирование коворкингов; закуп товаров, и пр.);
– выполнение личных поручений руководителя.
В дальнейшем возможны изменения в перечне обязанностей.
Требования:
– Обязателен опыт работы в аналогичных должностях;
– знание основ документооборота, MS Office;
– организованность, самостоятельность, ответственность, внимательность, оперативность, грамотная устная и письменная речь, инициативность, интерес к работе, вовлеченность в деятельность компании.
Условия:
– официальное трудоустройство;
– заработная плата 2 раза в месяц (своевременно, официальная);
– возможность профессионального и карьерного роста в динамично развивающейся компании;
– оборудованное рабочее место, комфортные условия труда.