Руководитель группы администраторов
О нашей клинике:Мы не просто оказываем медицинские услуги. Мы создаем среду доверия, заботы и профессионализма, где пациент чувствует себя в надежных руках с первого телефонного звонка. Ваша роль — сделать так, чтобы это обещание выполнялось на каждом этапе взаимодействия.
Обязанности:
1. Управление:· Оптимизация всех точек контакта: от онлайн-записи и телефонного общения до личной встречи, сопровождения и последующего взаимодействия.· Внедрение и контроль стандартов сервиса, которые превращают пациента в лояльного advocate клиники.· Анализ причин отмен и переносов, разработка мер по их минимизации.2. Операционное превосходство и эффективность:· Организация работы администраторов и кол-центра для максимальной заполненности расписания врачей без простоев и "нагрузочных пиков".· Управление кассовыми операциями, контроль финансовой дисциплины на front-office.· Ведение и оптимизация документооборота (договоры, информированные согласия, мед. документация в части front-office).· Ответственность за материальные центы (канцелярия, расходники).3. Развитие команды и качество сервиса:· Подбор, обучение, адаптация и мотивация команды администраторов (5-10 человек).· Внедрение системы тайного покупателя, регулярный аудит качества коммуникаций.· Проведение планерок, разбор сложных случаев, формирование библиотеки скриптов для стандартных и нестандартных ситуаций (в т.ч. работа с претензиями).4. Аналитика и развитие:· Формирование ежедневных/еженедельных отчетов для руководства: заполненность, конверсия, удовлетворенность, финансовые показатели.· Инициативное предложение идей по улучшению сервиса, оптимизации процессов и повышению NPS (индекса лояльности).
Ваше преимущество:
Клиентоцентричность как внутренняя философия. Вы видите в пациенте не "запись", а человека, нуждающегося в помощи и внимании.· Системное мышление. Вы видите не просто "администраторов на ресепшене", а единый механизм, отлаживаете его и повышаете его КПД.· Лидерство и наставничество. Вы умеете вдохновлять команду, а не только требовать. Готовы "быть в поле" и показывать пример.· Эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость. Вы умеете гасить конфликты, работать в условиях многозадачности и эмоционального напряжения (медицина — чувствительная сфера).· Аналитический склад ума и ориентированность на данные. Вы принимаете решения не на основе "мне кажется", а на основе цифр и метрик.· Проактивность. Вы не ждете указаний, а сами предлагаете решения.
Требования:
· Опыт управления front-офисом/командой администраторов от 3-х лет, приоритет — в медицинской/фармацевтической/wellness-сфере.· Понимание специфики медицинских услуг, основ номенклатуры и циклов лечения.· Опыт работы с медицинским расписанием (желательно в специализированных CRM: amoCRM, МИС: медлок и аналоги).· Уверенный пользователь Word, MS Office (Excel для отчетов — обязательно).· Знание основ документооборота и нормативных требований (ОМС, ДМС, платные услуги — хотя бы на уровне front-office).
Условия:
Что мы предлагаем (не просто условия, а наш вклад в ваш рост):
· Ключевую роль в успехе клиники, где ваш вклад будет напрямую влиять на бизнес-результаты и репутацию.· Свободу действий и реальную ответственность в трансформации сервисного опыта.· Работу в команде единомышленников-профессионалов, где ценят экспертизу и инициативу.· Конкурентную "белую" заработную плату (обсуждается по результатам собеседования), систему KPI и бонусов, напрямую связанных с результатами вашей команды.· Официальное трудоустройство и полный социальный пакет.· Возможность профессионального развития вместе с растущей клиникой.