УВАЖАЕМЫЕ СОИСКАТЕЛИ!
МЫ НЕ ОРГАНИЗОВЫВАЕМ МЕРОПРИЯТИЯ, МЫ ИХ СОПРОВОЖДАЕМ!
Просьба при отклике обращать на это внимание!
Удачных поисков!
Обязанности:
– Осуществлять прием заявок на мероприятия по всем существующим средствам связи – телефону, интернету, электронной почте, факсу, по письменным и устным заявкам, согласно утвержденным стандартам и процедурам.
– Обеспечивать выполнение устанавливаемых плановых показателей отдела по сопровождению мероприятий.
– Обеспечивать ведение и своевременное предоставление установленной отчетности о финансовых результатах проведения мероприятий.
– Проводить необходимые встречи и переговоры с клиентами с целью выяснения пожеланий заказчика о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников, для утверждения концепции мероприятия.
– Контролировать своевременное заключение договоров с заказчиками, обеспечивать соблюдение договорных обязательств.
– Контролировать своевременность оплат по мероприятиям.
– Направлять предложения на сопровождение мероприятий, осуществлять бронирование мероприятий, подтверждать бронирование мероприятий по существующим средствам связи.
– Обрабатывать запросы на изменения, дополнения, коррекции по бронированиям мероприятий, поступающие от заказчика, осуществлять все необходимые действия в соответствии с поступившей информацией, своевременно информировать службы Дворца о поступивших изменениях.
– Оформлять всю необходимую документацию по бронированиям мероприятий (договоры, спецификации к договорам, ДС, договоры-заказы, заявка на ввоз/вывоз оборудования, заявка на парковку, тех. документацию, план безопасности и прочие документы).
– Участвовать в проведении переговоров и подготовке к заключению договоров с организациями, арендующими арену и другие услуги.
– Взаимодействовать с координатором мероприятий со стороны заказчика услуг во время проведения мероприятий. Получать от координатора мероприятий со стороны заказчика услуг (или иного ответственного лица) обратную связь.
– Осуществлять продажу дополнительных услуг по проведению мероприятий.
– Координировать и контролировать работу всех отделов, задействованных в облуживании мероприятий.
– Контролировать готовность арены, залов, дополнительного оборудования к проведению мероприятий в соответствии с установленным порядком.
– Осуществлять с заказчиком окончательную сверку поступивших оплат и реализованных услуг по закрытию месяца.
– Вести базу данных по заказчикам/клиентам Дворца.
– Своевременно вносить данные в клиентскую базу отдела через систему (контакты всех контрагентов, с которыми проводилось общение, все проведенные встречи, фиксирует все действия, связанные с организацией и проведением мероприятий - звонки, встречи, ответы на запросы по электронной почте, задачи для выполнения).
– Контролировать формирование клиентской базы, правильность и своевременность внесения информации в систему.
– Постоянно информировать клиентов о преимуществах Дворца, введении новых услуг и повышении качества обслуживания, с целью сохранения и расширения сотрудничества.
– Анализировать отзывы клиентов об услугах, оказанных Дворцом, а также качестве сервиса. Ежемесячно направлять результаты проведенного анализа непосредственному руководителю, если ситуация не требует более оперативного вмешательства со стороны руководства Дворца.
– Принимать меры к достижению целей и плановых показателей, утвержденных Дворцом.
– Подготавливать отчетные документы по договорам с контрагентами.
– Контролировать прием/передачу помещений в период проведения мероприятий по актам.
– Присутствовать на площадке в рамках подготовительного периода и монтажных работ, фактической реализации проекта, а также в период демонтажа после мероприятия. Участвовать во всех этапах подготовки и проведения мероприятия, контролировать исполнение.
– Контролировать работу всех подрядчиков(кейтеринг, охрана, клининг и т.д.) в период проведения мероприятий.
Требования:
– Умение проводить мониторинг, аналитику и осуществлять сопоставительный анализ предложений рынка;
– Опыт ведения документооборота и официальной переписки, знание основ делопроизводства;
– Четкая и структурированная устная и письменная речь, умение грамотно преподносить материал;
– Презентабельный внешний вид, знание делового этикета, оптимизм, жизнелюбие, невероятная стрессоустойчивость, постоянное общение с представителями Заказчика и контрагентами, готовность к работе в команде.
– Готовность к интенсивной работе с большим объемом разноплановых задач (24/7 быть на связи).
– Мероприятия могут проходить как в будни, так и в выходные дни, в связи с этим рабочий день может быть ненормированным.
Условия:
– Оформление в соответствии с ТК РФ;
– Вся работа будет осуществляться в режиме оффлайн.
– Мероприятия могут быть как в будни, так и в выходные дни.
– Уровень з/п обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
– Комфортный офис в шаговой доступности м. Спортивная, МЦК Лужники.
– УВАЖАЕМЫЕ СОИСКАТЕЛИ! ПРОСИМ ВАС СООБЩИТЬ ЖЕЛАЕМЫЙ УРОВЕНЬ З/П В РЕЗЮМЕ ИЛИ СОПРОВОДИТЕЛЬНОМ ПИСЬМЕ!
