Чем предстоит заниматься:
1. Управление календарем руководителя:
– Координация встреч и звонков с учетом часовых поясов и личных предпочтений руководителя;
– Мониторинг дедлайнов, напоминаний и плановых событий;
– Своевременное информирование руководителя о предстоящих задачах.
2. Документооборот:
– Подготовка и редактирование писем и документов на русском и английском языках;
– Ведение личного архива документов (договоры, счета, квитанции, страховки, медицинские справки и др.);
– Оформление виз, ВНЖ и иных документов (полный цикл — от сбора до подачи и отслеживания готовности).
3. Финансовый контроль:
– Оплата счетов (ЖКУ, налоги, страховые и иные платежи) в установленные сроки;
– Ведение реестра платежей с приложением квитанций и чеков;
– Контроль расходов по поручению руководителя и предоставление отчетности.
4. Travel-поддержка:
– Подбор и бронирование авиабилетов, отелей, трансферов (класс обслуживания — не ниже бизнес);
– Организация виз, страховок, аренды транспорта, составление маршрутов и пакетов документов для поездки;
– Контроль корректности бронирований и сроков поездок.
5. Бытовая и организационная поддержка:
– Координация работы домашнего персонала,;
– Оказывать содействие в подборе персонала при необходимости;
– Организация поставок, закупок и мелких бытовых поручений;
– Заказ и доставка необходимых товаров и услуг;
– Выполнение личных и хозяйственных поручений, включая онлайн- и офлайн-покупки, доставку и возвраты товаров.
6. Исследования и координация проектов:
– Поиск, анализ и сравнение поставщиков, подрядчиков, товаров и услуг до принятия решения;
– Ведение и контроль текущих проектов до полного завершения;
– Подготовка предложений по улучшению бытовых и организационных процессов.
7. Социальная и личная поддержка:
– Поиск и бронирование ресторанов, салонов, wellness-услуг, развлечений и путешествий;
– Организация и координация небольших мероприятий, ужинов и праздников;
– Ведение календаря важных дат (дни рождения, юбилеи, праздники) и подбор подарков/открыток;
– Ведение актуального списка контактов (друзья, родственники, поставщики, сервисные компании).
8. Личная и семейная поддержка:
Организация личных встреч, приемов, семейных мероприятий и праздников;
Взаимодействие со школой, детскими учреждениями, врачами и иными организациями по поручению руководителя.
9. Иные поручения (исполнение дополнительных заданий, связанных с обеспечением личных, бытовых и административных потребностей руководителя)
Наши ожидания от кандидата:
– Высшее образование /опыт работы в аналогичной роли от 2х лет
– Свободное владение английским языком (уровень С1+; рассмотрим кандидатов с переходящим В2-С1).
– Отличные организаторские навыки, умение работать в режиме многозадачности
– Стрессоустойчивость, высокая степень ответственности и самостоятельности, устойчивость к высокому темпу работы и сложным задачам
– Готовность брать "сырые" задачи и доводить их до понятного плана и финального результата
– Способность оставаться на связи в соответствии с графиком руководителя
– Знание профессиональной этики, умение четко выполнять поставленные задачи в намеченный срок
– Опыт взаимодействия с элитными отелями, авиакомпаниями, консульствами
– Умение адаптироваться к разным часовым поясам и культурным особенностям
– Знание офисных программ (MS Office, Google Workspace), основных мессенджеров, оргтехники
Условия работы:
– Формат сотрудничества: статус самозанятого
– Гибридный график (с корректировкой под задачи руководителя)
– Конкурентная заработная плата (обсуждается индивидуально)
– Возможность удаленной работы или гибридного формата