В нашу команду мы ищем сильного, системного и зрелого руководителя, который возглавит направление делопроизводства и документооборота, обеспечит безупречное качество процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины и дальнейшее развитие функции в компании.
Это роль для профессионала, который умеет выстраивать порядок в корпоративной среде, управлять командой, видеть риски, формировать стандарты, развивать процессы и делать документооборот надежной опорой бизнеса.
Чем предстоит заниматься:
– Координировать работу команды из 4 человек, распределять задачи в Jira, контролировать сроки, качество исполнения и равномерность нагрузки.
– Обеспечивать работе отдела в соответствии с требованиями законодательства РФ, внутренними локальными нормативными актами и корпоративными стандартами.
– Работать в 1С: Бухгалтерия и 1С: Документооборот.
– Визировать проекты договоров, контролировать корректность оформления документов и соблюдение маршрутов согласования.
– Организовывать и контролировать ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями и иными документами по деятельности компании.
– Обеспечивать ведение, систематизацию и сохранность электронного и бумажного архива компании в соответствии с законодательством и внутренними ЛНА.
– Разрабатывать, актуализировать и внедрять инструкции, регламенты и методические материалы по организации документооборота.
– Контролировать, актуализировать и совершенствовать маршруты согласования, обеспечивать их корректную настройку и передачу в исполнение.
– Обеспечивать контроль документов на соответствие инструкции по делопроизводству, внутренним требованиям и стандартам оформления.
– Оптимизировать и контролировать бумажный документооборот и ЭДО, повышать прозрачность, скорость и управляемость процессов.
– Контролировать передачу документов почтой и курьерскими службами, оптимизировать расходы по данному направлению.
– Организовывать выпуск, учет и контроль использования МЧД и ЭЦП.
– Участвовать в развитии функции документооборота, инициировать улучшения, предлагать решения по стандартизации, автоматизации и повышению эффективности процессов.
Мы ожидаем:
– Опыт работы в направлении делопроизводства, документооборота, архивного хранения документов или смежных административных функций на руководящей позиции.
– Практический опыт управления командой.
– Уверенное знание требований законодательства РФ в части делопроизводства, документооборота, архивного хранения документов и оформления организационно-распорядительной документации.
– Практический опыт работы в 1С: Документооборот и 1С: Бухгалтерия.
– Опыт сопровождения процессов согласования договоров, приказов, внутренних документов и маршрутов визирования.
– Понимание принципов работы ЭДО, МЧД, ЭЦП.
– Опыт постановки и контроля задач в Jira будет преимуществом.
– Навыки разработки инструкций, регламентов и внутренних стандартов.
– Системное мышление, высокий уровень организованности, требовательность к качеству, внимательность к деталям и сильные управленческие навыки.
– Умение не только поддерживать действующую систему, но и последовательно развивать ее.
Условия:
– Официальное оформление по ТК РФ.
– Доход: официальный оклад и ежемесячная премия.
– График работы - 5/2 с гибким началом дня 9:00-10:00.
– ДМС и гибридный формат работы (2 дня из дома) после прохождения испытательного срока (3 месяца).
– Доступ к сервису скидок BestBenefits и электронной библиотеке AlpinaDigital.
– Яркий и современный офис у м. Дмитровская/Савеловская с бесконечным запасом печенья и фруктов, спортивным залом, PS5 и массажным креслом.
– Статусную управленческую роль с реальным влиянием на качество и устойчивость внутренних бизнес-процессов.
– Возможность развивать функцию делопроизводства и документооборота, формировать стандарты и внедрять системные улучшения.