Офис-менеджер / Office Manager
Вы будете:
– Обеспечивать бесперебойную работу офисного помещения филиала ООО «Марс» в г. Москва:
– Выполнять регулярные обходы офиса с целью контроля чистоты офиса, работоспособности технических систем;
– Инициировать улучшения, гарантировать безопасность и продуктивность офисной среды;
– Лидировать направления по эксплуатации и своевременному ремонту офиса с привлечением подрядных организаций;
– Контролировать качество сервисов по поддержанию офиса: уборка, озеленение, работа mailroom (управление корреспонденцией), ресепшен и инженерное/техническое обслуживание, сервис курьеров, охрана офиса и тд;
– Администрировать базу договоров аренды, оказания услуг и поставок товаров, отслеживать выполнение договорных обязательств, качество оказываемых услуг, выполнение KPI/SLA на ежемесячной основе, давать обратную связь, лидировать создание процессных карт, вносить изменения в процессы, находить и устранять системные барьеры, инициировать улучшения.
– Руководить проектами по цифровизации услуг офисного сервиса (SP, заявки на сервис, чат-бот и пр.)
– Инициировать и лидировать инициативы, направленные на улучшение офисной среды, в соответствии с корпоративными политиками, стандартами и потребностями сотрудников, а также организации мероприятий в офисе, изменения рассадки сотрудников.
– Управлять процессами по обновлению офисного пространства разного уровня сложности в соответствии с современными подходами и ожиданиями сотрудников.
– Формировать цели и задачи проектов, обеспечивать высокое качество исполнения проектов в указанные сроки в рамках бюджета;
– Поддерживать активности, направленных на здоровье сотрудников, в московском офисе.
– Поддерживать документооборот и платежи по московскому офису. Проводить мероприятия и необходимые действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности.
– Нести ответственность за пожарную безопасность офисного помещения филиала ООО «Марс», проводить тренировки сотрудников Московского офиса Компании по эвакуации и действиям в чрезвычайных ситуациях;
– Контролировать техническое состояние, правильную эксплуатацию и проведение технического обслуживания, текущего ремонта и устранения аварий электрических систем и оборудования (кондиционирование, видеонаблюдение, СКУД (система контроля и управления доступом), проч.);
– Взаимодействовать со службами эксплуатации арендодателя и поставщиком услуг технического обслуживания по всем техническим вопросам;
– Поддерживать и обновлять политики по работе в открытом офисном пространстве (Политика чистых столов , Положение о приобретении продукции в корпоративном магазине, Политика о присутствии домашних животных в офисе ООО «Марс») .
– Управлять процессом работы внутреннего канала продаж продуктов компании (Mars shops online и offline) сотрудникам через интернет канал и через точки продаж на фабриках компании, инициировать изменения для улучшения процессов, отвечать за аналитику по продажам, осуществлять контроль лимитов.
Мы ожидаем:
– Образование: высшее (техническое, строительное, экономическое)
– Опыт работы от 3 лет в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО)
– Опыт работы в коммерческой недвижимости (БЦ, ТЦ)
– Опыт управления сервисными провайдерами – работа с результативностью, постоянными улучшениями качества предоставляемых услуг.
– Сильные аналитические способности, умение выявлять проблемные области, находить оптимальное решение и внедрять улучшения
– Умение работать в режиме многозадачности: управлять несколькими проектами одновременно
– Знания английского языка не ниже Intermediate
– Дисциплинированность, ответственность, коммуникабельность, готовность работать в команде
Мы предлагаем:
– Конкурентную заработную плату, годовые премии
– Расширенный ДМС для тебя и членов семьи, страхование жизни с первого рабочего дня
– 100% оплату больничного листа
– Компенсацию питания, оплату мобильной связи и интернета
– Корпоративную пенсионную программу
– Возможности карьерного и профессионального развития, а также обучение за счет компании
– Корпоративную программу по поддержке здоровья и благополучия сотрудников (консультации со специалистами, марафоны здоровья, вебинары с экспертами)
– Возможность приобретать продукцию компании с корпоративной скидкой
– Уютную кухню с перекусами, кофе и чаем
– Систему бонусов и скидок от компании и партнеров
– Работу в дружелюбном к домашним питомцам офисе.