Специалист договорного отдела и документооборота
Медгруппа Фэнтези (детские стоматологические клиники "Дентал Фэнтези", взрослые стоматологические клиники Белгравия Дентал, клиника доказательной педиатрии "Фэнтези", Медицинский центр доктора Александровского).
Нашим клиникам 20 лет и большая часть сотрудников работает со дня основания. Мы собрали команду медицинских профессионалов и новаторов в медицине. С нами работают люди, для которых самое важное - это здоровье пациентов.
Сейчас мы в поиске Специалиста договорного отдела и документооборота в наш офис.
Мы предлагаем:
- Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
- График работы 5/2;
- Офис близ ст. м. Речной вокзал, от метро 2 минуты пешком;
- Медицинское обслуживание в стоматологических клиниках премиального класса со скидкой.
В чем заключается работа:
1. Договорная работа:
· Подготовка, согласование, оформление и регистрация договоров (рамочных, на оказание услуг, подряда и т.д.), дополнительных соглашений, протоколов разногласий с аутсорсинговыми компаниями и индивидуальными предпринимателями (ИП/СЗ) по методике Компании.
· Проверка предоставленных контрагентами документов (свидетельства, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, доверенности) на соответствие законодательным требованиям и политике компании.
· Ведение реестра договоров, контроль за сроками их действия и исполнения.
· Хранение оригиналов договоров и сопутствующей документации.
2. Консультационная поддержка контрагентов:
· Консультирование физических лиц по вопросам легализации их статуса для сотрудничества (открытие ИП или регистрация в качестве самозанятого лица (СЗ)), включая разъяснение необходимых документов, налоговых режимов и базовых требований.
· Разъяснение контрагентам положений договоров, порядка актирования и оплаты.
· Сбор и первичная проверка документов от новых контрагентов для начала сотрудничества.
3. Документооборот по исполнению договоров (актирование):
· Организация и контроль своевременного предоставления аутсорсинговыми компаниями закрывающих документов (актов выполненных работ/оказанных услуг, счетов-фактур).
· Проверка представленных актов на соответствие условиям договора, фактическим объемам оказанных услуг и первичным документам (табелям, отчетам и пр.).
· Взаимодействие с профильными подразделениями компании (заказчиками услуг) для подтверждения объемов и качества оказанных услуг.
· Инициация и оформление служебных запросов, писем контрагентам по вопросам документооборота.
4. Контроль оплат:
· Подготовка и передача согласованных пакетов документов (договор, акты, счета) в финансово-экономический отдел или бухгалтерию для проведения оплаты.
· Мониторинг сроков оплаты по договорам, взаимодействие с бухгалтерией и контрагентами для урегулирования вопросов, связанных с просроченными платежами.
· Контроль за наличием подписанных оригиналов документов, необходимых для оплаты.
· Составление и ведение отчетов по состоянию взаиморасчетов с аутсорсинговыми компаниями.
5. Административная и отчетная деятельность:
· Ведение электронной и бумажной базы документов по контрагентам группы аутсорсинга.
· Подготовка регулярных отчетов о работе с договорами и контрагентами для руководства.
· Участие в совершенствовании процессов договорной работы и документооборота в группе.
· Взаимодействие с IT-отделом по вопросам настройки и работы в системах электронного документооборота (СЭД) - Bitrix.
· Участие во внутренних и внешних аудитах.
· Соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
Что мы ждём от вас:
– Высшее образование (юридическое/экономическое/финансовое). -
– Опыт работы в договорной работе, документообороте, бухгалтерии или смежной области от 1 года.
– Знание основ гражданского и налогового законодательства (в части ИП, самозанятых).
– Уверенное владение MS Office (особенно Excel), опыт работы в 1С и СЭД будет преимуществом.
– Высокая внимательность, ответственность, организационные и коммуникативные навыки.
– Умение работать с большим объемом информации и соблюдать дедлайны.
Будет преимуществом:
· Опыт работы с аутсорсинговыми компаниями или частными подрядчиками.
· Понимание процесса: от заключения договора до контроля оплаты.