Мы в поисках старшего администратора, который станет лицом нашей клиники и опорой для ресепшен-команды: выстроит сервис, дисциплину и процессы, обеспечит порядок в расписании и оплатах, поможет врачам и ассистентам работать без сбоев, а пациентам чувствовать заботу с первого обращения.
Обязанности:
1) Управление ресепшен и сервисом
– Организация работы администраторов: смены, замены, обучение, стандарты сервиса.
– Контроль качества коммуникации (звонки/мессенджеры/личные визиты), работа по скриптам.
– Разбор сложных ситуаций с пациентами, предотвращение и грамотное закрытие конфликтов.
– Внедрение и соблюдение стандартов: встреча пациента, ожидание, оформление, сопровождение.
2) Запись и расписание
– Контроль записи: оптимальная загрузка врачей, “окна”, лист ожидания, переносы.
– Подтверждения визитов, снижение неявок, работа с отказами.
– Координация между пациентом, врачом и ассистентом (в т.ч. при изменениях плана).
3) Финансы и кассовая дисциплина
– Контроль оплат, возвратов, депозитов.
– Закрытие смены/дня, отчётность, сверки, корректность документов.
– Контроль прайс‑позиционирования и корректного выставления услуг.
4) Документы и внутренние процессы
– Контроль корректности заполнения договоров, согласий, анкет, актов.
– Ведение и актуализация регламентов ресепшен, чек‑листов, инструкций.
5) Показатели и улучшения
– Контроль KPI ресепшен: конверсия звонков в запись, доходимость, повторные визиты, отзывы.
– Еженедельные мини‑разборы: что “ломается” в сервисе и как исправить.
– Участие в акциях/новых услугах: информирование пациентов, корректная подача.
Требования:
– Опыт работы администратором/старшим администратором в медицине или сервисе (сильный плюс — стоматология) от 1–2 лет.
– Отличные коммуникативные навыки: спокойствие, эмпатия, уверенная деловая речь.
– Умение управлять командой: обучение, контроль, обратная связь без токсичности.
– Навык работы с расписанием и высокой загрузкой (много задач одновременно).
– Ответственность и внимательность к документам/деньгам.
– Уверенный пользователь ПК; опыт работы с медицинскими программами/CRM (используем МИС SQNS).
Будет преимуществом:
– Опыт прослушивания и разбора звонков, построения скриптов и стандартов сервиса.
– Опыт работы с “тёплыми/холодными” входящими обращениями, мессенджерами и соцсетями.
– Понимание ортопедии/имплантации/ортодонтии на уровне маршрута пациента (без медицинских решений).
Условия:
– Стабильная зарплата.
– Скидки на лечение сотрудникам и семье.
– Комфортная клиника, современное оборудование, дружная команда.
– Перспектива роста до управляющего клиникой.