Организация, контроль и совершенствование системы работы с документами (делопроизводства, архива, 1С.ДО) в организации.
Обеспечение соблюдение законодательства, внедрение цифровых технологий, регламентируя документооборот.
Основные функции и задачи:
– Организация документооборота: Разработка и внедрение правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
– Контроль исполнительской дисциплины: Мониторинг соблюдения сроков исполнения поручений и запросов.
– Архивное дело: Обеспечение хранения, систематизации и архивной обработки документов.
– Автоматизация: Сопровождение и администрирование Систем Электронного Документооборота (1С.ДО).
– Нормативное обеспечение: Разработка локальных актов (инструкций, регламентов) по делопроизводству, номенклатуры дел.
– Управление персоналом: Руководство, обучение и распределение обязанностей.
– Документационное обеспечение компании (территориально распределенные филиалы в ЮФО)
– Анализ существующих процессов документооборота, выявление "слабых участков", совершенствование бизнес-процессов в рамках ДОУ, разработка оптимальных схем прохождения документов с момента создания/получения до их исполнения/отправки и архивирования (жизненный цикл документа). Контроль исполнения документов в компании.
– Уверенное/продвинутое пользование 1С.Документооборот. Возможность внедрения иной программы
– Методологическое руководство службами ДОУ (консультационная поддержка, контроль, аудит). Организация эффективной работы.
– Разработка и утверждение Инструкции по делопроизводству Компании, а также иных организационно-распорядительные документов и локальных нормативных актов по делопроизводству и архивному делу. Осуществление контроля за соблюдением содержащихся в них требований.
– Ведение, наполнение, актуализация базы данных организационно-распорядительных документов (ОРД), локально-нормативных правовых актов (ЛНПА)
– Организация и взаимодействие с курьерскими службами, отделениями связи ФГУП Почта России.
– Организация архивного хранения документов Компании в соответствии с действующим законодательством РФ. Руководство разработкой Положений, Инструкций, форм документов в части, касающейся архивного дела. Составление Сводной номенклатуры дел Компании. Организация и контроль за процессом уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Требования:
– высшее образование, опыт работы по направлению не менее 3 лет.
– Знания законодательства в области делопроизводства,
– владение программами MS Office (Word, Excel) и 1С.Документооборот.
Условия:
– Официальное трудоустройство по ТК РФ;
– Соц. пакет;
– Заработную плату готовы обсуждать по результатам собеседования;
– График работы: 5/2 пн-чт с 8.30 до 17.30, пт с 8.30 до 16.30;
– Стабильная заработная плата 2 раза в месяц .