Обязанности:
– контроль и ведение общего документооборота организации, включая обработку входящей и исходящей корреспонденции;
– прием телефонных звонков, их фильтрация и грамотное перенаправление, организация приема посетителей; первичная встреча посетителей;
– работа с электронными письмами, поступающими на общие почтовые ящики;
– подготовка, согласование и отправка официальных писем-ответов на внешние запросы;
– ведение делопроизводства, систематизация и хранение документов, формирование дел, подготовка архивов;
– подготовка информационных писем в адрес руководителей организаций и органов власти, контроль их отправки и получения;
– организация совещаний и переговоров: подготовка помещений, оповещение участников, составление и распространение повестки дня, оформление протоколов и контроль исполнения решений;
– формирование и актуализация библиотеки шаблонов писем для внутреннего использования;
– обеспечение жизнедеятельности офиса (включая заказ и получение от поставщиков канцелярских товаров, товаров для хозяйственных нужд и пр.);
– координация и организация работы с ответственными лицами арендодателей и поставщиков услуг в части обеспечения жизнедеятельности офиса;
– всесторонняя организационная поддержка деловых командировок руководства организации и руководителей структурных подразделений, а также в случае необходимости – сотрудников организации;
– подготовка и рассылка внутренних информационных и административных сообщений по организации (распоряжения, изменения графиков работы, кадровые изменения и др.);
– исполнение оперативных поручений руководства организации по ее организационной и административно-хозяйственной деятельности;
Требования:
– среднее специальное или высшее образование;
– умение эффективно работать в команде;
– безупречное знание делопроизводства и правил русского языка;
– высокая степень внимательности, организованности и ответственности;
– пунктуальность, грамотная устная и письменная речь;
– знание норм делового этикета;
– опыт работы на аналогичной позиции;
– уверенное владение Microsoft Office.
Условия:
– график работы: 5/2, с 10:00 до 18:00;
– официальное трудоустройство;
– конкурентоспособная заработная плата - оклад 45 000 + ежемесячный KPI.