О вакансии: Обеспечение бесперебойного функционирования офиса, эффективного документооборота и комфортных условий для работы сотрудников за счет:
– организации административно-хозяйственной деятельности;
– контроля закупок, техники и чистоты
– поддержки новых сотрудников и кадрового делопроизводства.
Обязанности:
Ключевые обязанности
1. Административно-хозяйственное обеспечение:
– Заказ хозяйственных товаров: формирование заявок на канцтовары, бытовую химию, продукты для кухни (кофе, молоко), расходные материалы; приёмка товаров, сверка с товарными накладными и контроль расхода.
– Обслуживание оргтехники: замена картриджей, контроль уровня чернил/тонера, оформление заявок на ремонт.
– Заказ техники: подготовка заявки, оформление и оплата заказа в интернет-магазине, хранение гарантийных талонов.
– Оперативное информирование IT-отдела о проблемах с подключением, программным обеспечением, сетью.
– Своевременная оплата услуг связи и интернета: ежемесячное отслеживание счетов за интернет и телефонию.
– Взаимодействие с провайдерами (в т.ч. «АльянсТелеком» и др.): подача заявок при проблемах, переподключение, смена тарифов.
– Контроль за чистотой и порядком офиса: координация работы уборщицы, выдача заработной платы (с учётом оплаты расходных материалов).
2. Корпоративная культура и мероприятия:
– Организация поздравлений сотрудников с днём рождения: сбор средств, заказ цветов, открытки.
– Организация корпоративных мероприятий (Новый год, 23 февраля, 8 марта, выезды): планирование, выбор площадки/подрядчика, составление сметы, заказ кейтеринга, реквизита, координация участников, контроль проведения.
– Организация корпоративных подарков
– Формирование и поддержание дружелюбной атмосферы в коллективе (традиции, доска объявлений, общие чаты/рассылки).
3. Документооборот:
– Входящая и исходящая корреспонденция:
– Приём, регистрация и распределение входящей почты (обычная, электронная, курьерская).
– Подготовка и отправка исходящей почты: конвертация, передача курьерам или Почте России.
– Взаимодействие с курьерскими службами: координация доставок, приём и передача отправлений, контроль сроков.
– Ведение реестра писем (в бумажном и электронном виде): регистрация, учёт, систематизация, обеспечение сохранности.
– Оформление и обработка документов:
– Оформление простых документов: заявки, письма, счета.
– Обработка корреспонденции: сортировка по адресатам, сканирование/печать документов, передача на рассмотрение руководству.
– Ведение деловой переписки (в т.ч. в мессенджерах и электронной почте).
– Подготовка, подача и получение документов в администрацию города и сетевые (сетесодержащие) организации.
4. Архив и систематизация:
– Поддержание в порядке архива документов (бумажного и электронного): систематизация, хранение, архивирование.
– Ведение реестра договоров (регистрация, систематизация, актуализация данных).
– Обеспечение возврата оригиналов документов в офис: отслеживание, напоминание контрагентам/сотрудникам, фиксация факта получения.
4.5 Поддержка новых сотрудников:
– Сопровождение в первые рабочие дни: проведение краткой экскурсии по офису, демонстрация расположения переговорных комнат, кухни, мест хранения личных вещей, ответы на организационные вопросы.
4.6 Кадровое делопроизводство
– Оформление приёма и увольнения сотрудников: подготовка документов (по шаблону), контроль подписания.
4.7 Бухгалтерское сопровождение
– Запрос счетов на оплату в отделе бухгалтерии
– Запрос закрывающих документов в отделе бухгалтерии (актов выполненных работ).
– Своевременная передача бухгалтерских документов.
4.8 Дополнительные обязанности:
– Встреча и приём гостей/партнёров/заказчиков (встреча в холле, предложение чая/кофе, уведомление сотрудника).
– Выполнение отдельных поручений руководителя
Требования:
Опыт: от 1 года на позиции офис-менеджера, администратора или в сфере документооборота (желательно в строительной/проектной компании).
Знания:
– принципов делопроизводства и порядка регистрации документов;
– основ работы с оргтехникой и первичной диагностики неисправностей.
Личные качества:
– ответственность, внимательность к деталям, системность;
– стрессоустойчивость, умение многозадачности;
– коммуникабельность, аккуратность, инициативность.
Преимущества работы в компании
– возможность профессионального роста в динамично развивающейся отрасли;
– обучение и поддержка со стороны опытных коллег;
– дружный коллектив и комфортный офис.