Документовед / Делопроизводитель / Специалист по документообороту с функцией офис-менеджера
Мы "Южная компания" – стремительно растущая компания, работаем с 2021 года и увеличиваем объем импорта более чем на 300% в год.
Стали всего за 5 лет ведущим импортером безалкогольных напитков, лапши, риса быстрого приготовления и снеков из Китая на B2B рынке. Мы ценим порядок, системный подход и ответственность каждого члена команды. И в свою очередь своим сотрудникам мы предлагаем:
Социальные гарантии. Мы обеспечиваем сотрудников полным социальным пакетом, включая полностью белую конкурентную зарплату и оплачиваемый отпуск 36 дней.
Комфортный офис. Наша компания располагается в новом современном БЦ Aura Business Center, оборудованном всем необходимым для продуктивной работы.
Доброжелательная атмосфера. Мы гордимся нашей дружелюбной и поддерживающей командой. У нас вы найдете коллег, готовых прийти на помощь и поделиться опытом, вдохновляющий и мотивирующий.
Перспективы карьерного роста. В Южной Компании мы ценим таланты и стремимся развивать их. У вас будет возможность пройти обучение и профессиональную переподготовку, а также продвигаться по карьерной лестнице.
В связи со стремительным ростом открываем вакансию на должность Делопроизводитель / специалист по документообороту с функцией офис-менеджера.
Ваша цель на этой позиции: Обеспечить безупречный порядок и эффективность во внутреннем документообороте и административной жизни офиса. Вы — человек-система, на которого можно положиться в вопросах от заказа канцелярии и составления служебных записок до подготовки документации и оформления внутренних/исходящих документов.
Что мы от вас ожидаем или ценный конечный продукт вашей работы:
– Актуальные и полные реестры договоров.
– Контролируемая первичная документация.
– Четкий, отлаженный внутренний документооборот.
– Готовый к любой проверке архив (бумажный и цифровой).
– Слаженная административная работа офиса.
Обязанности:
1. Документооборот и архив (основной фокус):
– Работа с входящими/исходящими документами: Прием, регистрация в учетной системе, сканирование и цифровизация. Оформление и регистрация приказов, писем, доверенностей, договоров, ТТН.
– Контроль и экспертиза: Проверка корректности оформления служебных записок, договоров, приказов. Контроль сроков исполнения поручений.
– Архивирование и систематизация: Сортировка документов (кадровые, финансовые, юридические). Формирование дел и отправка в архив. Ведение электронного архива.
– Подготовка к проверкам: Оперативный поиск документов по запросам руководства или контролирующих органов, составление описей, подготовка копий.
– Работа в программах: Выгрузка и прикрепление подписанных через ЭДО документов (по продажам) в 1С:Бухгалтерия. Контроль сроков их подписания.
– Обучение сотрудников: Проведение кратких инструктажей по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.
2. Кадровое делопроизводство (поддержка):
– Оформление кадровых документов: приказов, трудовых договоров, личных карточек, графика отпусков.
– Поддержание в актуальном состоянии локальных нормативных актов (ПВТР, положения).
– Взаимодействие с госорганами (военкомат, трудовая инспекция) по запросу.
3. Административная поддержка офиса:
– Заказ канцелярских и хозяйственных товаров.
– Организация командировок, решение административно-хозяйственных вопросов с УК.
– Выполнение поручений руководства.
Мы ждем, что вы:
– Имеете опыт работы от 2х лет делопроизводителем, документоведом или офис-менеджером с похожими задачами.
– Обязательно знаете основы делопроизводства (ГОСТы на оформление документов, виды документов).
– Уверенно работаете с 1С (Бухгалтерия/ЗУП/Кадры) и системами ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и т.п.), excel, word.
– Умеете систематизировать документацию, работать с большим объемом информации, составлять деловые письма и обращения.
– Внимательны к деталям, аккуратны и системны.
– Умеете расставлять приоритеты и работаете на результат.
– Обладаете хорошими коммуникативными и аналитическими навыками.
Что мы предлагаем:
– Официальное трудоустройство с первого дня.
– Стабильную белую зарплату с премиями по результатам раз в по года. Оклад на испытательном сроке (первый месяц) 60 000 руб, далее 80 000 руб.
– Работу в стабильной компании, где ваш вклад ценят.
– Современный и комфортный офис.
– Возможность выстроить систему и влиять на эффективность компании.
– Дружный коллектив, корпоративную культуру, обучение и поддержку руководителя.
Будем рады видеть вас в нашей команде! Отклики принимаются до 31.01.26.