Офис-менеджер
Офис-менеджер / Координатор процессов (коммуникации, логистика, документооборот)
RUNTRACK — компания с 2009 года на рынке устройства покрытий из резиновой крошки для спортивных и детских площадок. Мы небольшая команда, которая работает как единый организм: поддерживаем друг друга, держим слово, доводим задачи до результата. Сейчас ищем офис-менеджера, который станет центральной точкой порядка, связи и управляемости.
Кого мы ищем
Нам нужен человек, который умеет одновременно:
– держать под контролем входящие потоки (звонки, заявки, письма, документы),
– организовывать поставки и перемещения материалов,
– следить за финансовыми и первичными документами,
– обеспечивать работоспособность офисной «инфраструктуры».
Это позиция про ответственность, точность, системность и умение «собирать» процессы.
Зоны ответственности и ключевые задачи
1) Коммуникации и офисная инфраструктура
– Организация коммуникации внутри компании (инфоцентр, статистики, комм. центр).
– Коммуникации компании с внешним миром: прием и маршрутизация обращений.
– Учет входящего потока заявок/звонков из разных источников продвижения.
– Прием входящих звонков и точное распределение внутри компании.
– Контроль работоспособности связи, оргтехники, компьютеров, ПО.
– Закупка канцелярии и расходных материалов, поддержание запасов.
– Изготовление и поддержание запаса стандартных бланков.
– Обеспечение сохранности информации: резервные копии сайтов, сохранность паролей.
– Регулярная инспекция системы коммуникаций (чтобы все работало и ничего не терялось).
2) Логистика, поставки, учет материалов
– Расчеты и планирование поставок материалов.
– Взаимодействие с поставщиками, организация поставок компонентов/материалов/оборудования.
– Ведение файлов поставщиков.
– Организация перевозок, погрузо-разгрузочных работ.
– Комплектация материалов и организация доставки на объект.
– Учет материалов и оборудования, сверки с поставщиками по взаиморасчетам.
– Организация командировок и проживания рабочих бригад.
– Закупка материалов (крошка, клей, пигмент, разметочная краска).
– Доставка материалов на объект: поиск транспорта (ATI, диспетчерская 33), договор-заявка, оплата счета, занесение актов в 1С.
– Раскладка материалов бригадиру.
– Проживание/командировочные, ГСМ (пополнение счета).
3) Финансы и документооборот
– Банковские выписки (расчетный/спецсчет/депозиты), формирование отчета «Остатки денег» на конец месяца (сверка банка и 1С).
– Платежные поручения (формирование, выгрузка).
– Касса.
– Первичные документы: сбор и занесение электронных образов в 1С.
– Контроль графика погашения кредитов/займов/лизинга.
– Списание материалов по выполненным объектам и общепроизводственным расходам.
– Зарплата: аванс, подсчет, выгрузка ведомостей, выдача.
– Налоги: зарплатные, УСН, НДС, прибыль, транспортный.
– НДС: проверка книги покупок/продаж.
– Отправка почты.
– Кадровый документооборот: прием/увольнение, взаимодействие с HR-сервисами.
– ЭДО.
Что важно для успеха в этой роли
– Системность и внимательность к деталям: ничего не теряется, все фиксируется, все сходится.
– Умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты.
– Ответственность: если взяли задачу — довели до результата.
– Спокойная, деловая коммуникация: внутри команды и с поставщиками/перевозчиками/банком.
– Уверенный пользователь ПК; опыт работы с 1С и ЭДО будет преимуществом.
– Опыт в логистике/закупках/офис-администрировании/первичке — сильный плюс.
Что мы предлагаем
– Работа в стабильной компании (на рынке с 2009 года).
– Понятная роль «центра управления» — вы влияете на скорость и качество работы всей команды.
– Дружный коллектив без лишней бюрократии: важен результат и порядок.
– Обучение нашим процессам и поддержка на входе.
– Офис в г. Владимир, официальные договоренности и прозрачные правила работы.
– Условия оплаты обсуждаем по итогам собеседования (зависит от опыта и уровня самостоятельности).
Как откликнуться
Напишите нам и коротко расскажите:
ваш опыт (офис/логистика/1С/первичка/ЭДО),
какие задачи из списка вы делали лично,
на каком уровне вы владеете 1С и банковским клиентом.
Если хотите выделиться — приложите пример, как вы ведете учет задач/поставок/документов (скрин/описание без конфиденциальных данных).
Если вы любите порядок, умеете держать процессы под контролем и хотите работать в команде, где ваш вклад реально заметен — RUNTRACK ждет вас.