Обязанности:
– Ведение документооборота предприятия (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача в структурные подразделения, адресату в соответствии с резолюцией руководителей, контроль исполнения, учет, хранение);
– Подготовка проектов приказов, распоряжений и указаний, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников, регистрация, учет, хранение.
– Ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний, доведение до сотрудников принятых решений, учет, хранение;
– Составление по поручению директора служебных писем, приказов, справок, отчетов и других документов;
– Прием и передача документов и информации, поступившей в адрес директора по электронной почте;
– Распределение поступивших звонков во внутренней телефонной сети
– Прием документов от структурных подразделений и личных заявлений работников на подпись руководителя.
– Получение и отправка корреспонденции посредством почты РФ и экспресс-почты;
– Сбор, обработка и передача руководителям требуемой информации;
– Контроль за исполнением приказов, распоряжений и поручений директора;
– Приобретение канцелярских и хозяйственных принадлежностей на основании сформированных заявок, заказ воды по мере необходимости;
– Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями, своевременное предоставление показаний приборов учета. Формирование отчетных бухгалтерских документов (прием, передача в бухгалтерию и отправка соответствующим контрагентам по предоставлению услуг электроэнергии, теплоснабжения и водоснабжения, клининговых услуг, уборки мусора, охраны);
– Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
– Организация документационного обеспечения деятельности и архива Общества.
Требования:
– Опыт работы секретарем руководителя в компаниях численностью не менее 150 человек.
– Навыки работы с компьютером: Уверенный пользователь ПК. Знание делопроизводства и архива.
– Личностные требования: ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, активность, умение работать с большим объемом информации.
– Высшее образование или средне-специальное образование.
Условия:
– пятидневная рабочая неделя с 09:00-18:00
– офис в центре города.