Обязанности:
– Планирование рабочего графика и календаря руководителя;
– Планирование и организация встреч, телефонных переговоров, прием и передача сообщений.
– Управление документацией. Организация системы хранения документов (цифровых и бумажных). Оперативный доступ к необходимым ресурсам для руководителя.
– Составление и редактирование документов, презентаций, отчётов;
– Контроль почты и коммуникаций. Регулярная проверка электронной почты, ответ на запросы в кратчайшие сроки. Своевременная отправка информации другим сотрудникам. Ведение деловой переписки.
– Организация деловых поездок и командировок, встреч с партнёрами и клиентами. Бронирование билетов, отелей, трансфера, получение виз и других документов.
– Осуществление процесса сдачи платежных документов (заявок на расходование денежных средств, актов выполненных работ и счетов-фактур) в финансовый отдел по договорам, находящимся в зоне ответственности ассистента. Работа в ЭДО (электронный документооборот).
– Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, которые организовывает генеральный директор, либо представители холдинга FAREVA: сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения, повестке дня заседаний или совещаний и др.;
– Ведение протокола совещаний.
– Приготовление и подача горячих и прохладительных напитков.
Требования:
– Уверенный пользователь MS Office, Microsoft Teams;
– Английский язык (не ниже Advanced);
– Знание делового этикета;
– Желательно: опыт работы от 1 года в роли секретаря, офис-менеджера, координатора проектов;
– Умение работать с документацией, таблицами, презентациями
– Умение планировать как свое рабочее время, так и время руководителя
– Знание основ экономики, финансовой системы
Условия:
– Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с испытательным сроком;
– Социальный пакет;
– ДМС;
– Льготное питание в собственной столовой;
– Здравпункт на территории компании;
– График 5/2 с 08:30 до 17:00 или с 09:00 до 17:30.