Здравствуйте, уважаемые соискатели!
Мы ищем персонального бизнес-ассистента, задача которого - высвободить время руководителя от организационной и административной рутины.
Основная роль должности - управление временем (календарем) руководителя, организация и оптимизация встреч, структурирование поступающей руководителю информации и решение операционных вопросов, без вовлечения руководителя.
Основные задачи:
1. Управление календарем и временем (ведение рабочего и личного календаря ; подготовка логистики между встречами; формирование плана следующего дня и недели; контроль времени на подготовку к ключевым встречам; резервирование времени на стратегическую работу, учебу и личные задачи )
2. Контроль поручений (фиксация поручений; определение ответственного и срока; ежедневная короткая сводка: выполнено, просрочено, риск, требуется решение).
3. Подготовка к совещаниям и встречам (сбор повестки; запрос материалов и проверка комплектности материалов; подготовка краткого briefing note: цель встречи, участники, контекст, вопросы, требующие решения; фиксация решений после встречи; рассылка поручений; постановка сроков и последующий контроль).
4. Информационный фильтр (первичная обработка входящих запросов; сбор разрозненной информации в один документ; запрос недостающих данных у сотрудников; подготовка короткого резюме длинных документов и переписок; ведение списка вопросов, ожидающих решения руководителя).
5. Работа с коммерческим блоком ELEMENT (организационное сопровождение коммерческих штабов; сбор отчетности; контроль своевременности предоставления план-факта и прогнозов; сбор материалов по запускам проектов; ведение календаря ключевых коммерческих событий; организация встреч с агентствами, банками, партнерами и ключевыми клиентами).
6. Документы и переписка (подготовка черновиков писем и сообщений; оформление протоколов, служебных записок и поручений; контроль версий документов; ведение понятной системы хранения; поиск нужного документа или предыдущего решения; подготовка документов на подпись; контроль возврата подписанных документов; ведение архива ключевых решений и договоренностей).
7. Организация внешних коммуникаций (коммуникация с помощниками партнеров и первых лиц; назначение встреч, организация интервью/выступлений/конференций; ведение календаря публичных мероприятий; координация PR-службы, фотографов, организаторов и площадок по организационным вопросам; контроль приглашений, билетов, пропусков, парковки и логистики).
8. Командировки и поездки (билеты, гостиницы, трансферы; составление полного маршрута поездки; встречи и контакты на месте; ресторанные бронирования; документы и необходимые подтверждения; оперативное решение изменений маршрута).
9. Личные организационные задачи.
Наши ожидания:
1. Релевантный опыт (личным ассистентом, помощником) от 3-х лет.
2. Активность, высокая переключаемость, готовность к работе с большим объемом информации.
3. Продвинутый пользователь Excel: сводные таблицы, условное форматирование, построение графиков и диаграмм.
4. Опытный пользователь PowerPoint - создание понятных и визуально приятных презентаций.
5. Грамотность и внимательность к деталям: безупречное знание русского языка, навык редактуры и проверки документов.
6. Навыки работы с данными.
Личные качества и компетенции:
1. Высокий уровень самоорганизации и тайм-менеджмента.
2. Ответственность и надежность.
3. Внимание к деталям: способность замечать неточности в цифрах и документах.
4. Аналитический склад ума: не просто собирать, но и видеть за цифрами определенные закономерности и задавать уточняющие вопросы.
5. Проактивность: умение предвидеть потребности руководителя и предлагать решения.
6. Коммуникабельность и умение работать в команде: взаимодействие с отделом продаж, маркетинга и финансами.
7. Стрессоустойчивость: способность работать в условиях сжатых сроков и многозадачности.
Что мы предлагаем:
1. Работу в сильной динамичной команде с эксклюзивным продуктом.
2. Интересные задачи, насыщенную профессиональную жизнь.
3. Комфортный офис в центре Санкт-Петербурга.
4. Конкурентный доход (заработная плата обсуждается по итогам собеседования).
5. Официальное оформление, белую заработную плату, корпоративную жизнь.
6. Оборудованную кухню, зерновой кофе/чай;
Ждем ваши мотивированные отклики с сопроводительным письмом, в котором вы кратко расскажете, чем вас привлекла вакансия и на какой доход вы ориентированы (если этой информации нет в резюме).