Специалист по документообороту / офис-менеджер
Обязанности
Документооборот
Полное сопровождение внутреннего и внешнего документооборота компании.
Работа с облачным сервисом «Моё дело»: загрузка, обработка и систематизация документов.
Контроль подписания документов в системах ЭДО.
Архивация документов и поддержание порядка в электронном и бумажном документообороте.
Организация сбора документов от контрагентов (договоры, счета, акты и др.).
Работа с договорами и контрагентами
Заполнение шаблонных договоров.
Взаимодействие с юристом по договорной документации.
Сверка расчетов с контрагентами.
Ведение переписки с контрагентами и государственными органами.
Ведение документации заказчиков компании и коммуникация с ними по финансовым расчетам.
Финансовые и бухгалтерские задачи
Подготовка первичной бухгалтерской документации.
Сопровождение выплат заработной платы по задачам от главного бухгалтера.
Ведение кассового учета (Life POS): чеки, отчеты.
Подготовка и контроль финансовых планов компании на месяц.
Расчет строительных смет по шаблону.
Офисная работа
Ведение корпоративной почты компании.
Контроль наличия канцелярии, организация офисных закупок.
Поддержка текущей офисной работы и документооборота.
Взаимодействие с бухгалтером, кадровиком, делопроизводителем и отделом закупок.
При необходимости — выезды в государственные инстанции по доверенности.
Требования
Опыт работы в аналогичной должности от 6 лет.
Уверенное владение ПК.
Опыт работы с облачными бухгалтерскими системами (желательно «Моё дело»).
Знание основ бухгалтерии и документооборота.
Опыт работы с кассой.
Знание норм и законодательства в сфере делопроизводства.
Грамотная устная и письменная речь.
Личные качества
Внимательность к деталям.
Концентрация и точность при выполнении работ.
Коммуникабельность.
Интеллигентная и грамотная речь.
Умение соблюдать профессиональную этику и субординацию.
Усидчивость и аккуратность.
Скрупулезное отношение к работе.
Стрессоустойчивость.
Условия
Работа в офисе работодателя, полный рабочий день.
Возможен гибридный формат после прохождения испытательного срока (3 месяца) при эффективной работе.
Фиксированная заработная плата с возможностью роста.
Официальное трудоустройство.
Пятидневная рабочая неделя.