Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Личного помощника генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).Основные задачи:
Организационно-административные функции:
– Trevel-поддержка (заказ билетов, гостиниц, виз, страховок, подготовка командировочного удостоверения, оформление расходов);
– Организация мероприятий: совещания, бизнес-ланчи, переговоры с партнерами (бронирование ресторанов, трансферов, оформление пропусков, заказ обедов);
– Хозяйственные вопросы: обеспечение офиса ГД всем необходимым (канцелярия, вода, кофе, организация обеда), взаимодействие с АХО, IT-отделом;
– Контроль поручений: напоминание руководителям отделов о сроках выполнения поручений ГД, сбор отчетов.
Управление временем и графиком:
– Полный контроль над календарем: планирование, корректировка, оптимизация графика;
– Приоритизация: определение важности и срочности встреч, умение сказать "нет" или предложить альтернативу;
– Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор времени, бронирование переговорных;
– Буферизация: защита ГД от нежелательных посетителей и звонков, фильтрация входящих запросов;
– Напоминания: о предстоящих встречах, дедлайнах, личных делах;
– Логистика: построение оптимального маршрута с учетом графика и пробок.
Личный функционал и конфиденциальность:
– Решение личных задач: организация семейных мероприятий, бронирование столиков в ресторанах, заказ подарков, оплата личных счетов;
– Полная конфиденциальность: доступ к личной и коммерческой тайне, умение хранить секреты.
Коммуникации и корреспонденция:
– Обработка входящей почты: фильтрация, сортировка, ответы на шаблонные и рутинные запросы, подготовка черновиков для ответов ГД;
– Подготовка исходящей корреспонденции: написание писем, служебных записок, приказов под диктовку или по собственной инициативе;
– Ответы на телефонные звонки: профессиональное и вежливое общение, решение вопросов без подключения ГД;
– Организация видео- и конференцсвязи: техническая подготовка и обеспечение.
Подготовка и работа с документами:
– Создание и оформление документов: презентации, доклады, отчеты, справки, коммерческие предложения, протоколы совещаний;
– Ведение делопроизводства: регистрация входящих/исходящих документов, контроль исполнительской дисциплины (кто и в какой срок должен предоставить документ или ответ);
– Подготовка к встречам, анализ и систематизация информации: сбор необходимых материалов, составление повестки дня;
– Проверка документов на ошибки и соответствие формату.
Проактивная и стратегическая роль:
– Антиципация: предугадывание потребностей и желаний ГД. ("Я уже подготовил этот отчет, потому что видел, что он понадобится к совещанию в четверг");
– Инициатива: предложение по оптимизации процессов, внедрение новых инструментов (например, новых программ для управления задачами).
Требования:
– Высшее образование;
–
Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.);
– Английский – В2 и выше;
– Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда;
– Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности;
– Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) 1-2 раза в неделю;
– Готовность к рутинным административно-хозяйственным задачам, в том числе накрыть на стол, убрать, помыть посуду (есть посудомойка);
– Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность;
– Безупречные коммуникативные навыки;
– Высокий эмоциональный интеллект (EQ);
– Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям;
– Умение работать в условиях неопределенности.
Условия:
– Работа в крупном развивающемся холдинге;
– Оформление в штат компании по ТК РФ;
– Белая заработная плата;
– ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока;
– График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день;
– Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).
Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.
В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате.
Будем рады продуктивному сотрудничеству!