Компания «Ультрамар» входит в ТОП 5 Морских портов России, приглашает к сотрудничеству Личного помощника генерального директора (порт для хранения и перевалки угля и минеральных удобрений со складами и железнодорожной инфраструктурой, общей пропускной способностью более 35 млн. тонн).Основные задачи:
1. Организационно‑административные функции:
– Travel‑поддержка руководителя и его семьи: организация командировок и личных поездок, подбор и согласование оптимальных маршрутов, приобретение билетов, аренда автомобилей в РФ и за рубежом, бронирование гостиниц, оформление виз и страховок, организация VIP‑сопровождения в аэропортах и трансферов, подготовка пакета командировочных документов и отчётности, оформление расходов;
– Организация мероприятий (совещаний, бизнес‑ланчей, деловых обедов и ужинов, переговоров с партнёрами): бронирование ресторанов и трансферов, оформление пропусков, заказ питания из ресторанов в офис и на терминал, подготовка отчётности для бухгалтерии по расходам;
– Обеспечение приёмной руководства ГД всем необходимым (канцелярские товары, вода, кофе, конфеты, молоко и т. д.);
– Взаимодействие с АХО и IT‑отделом по вопросам клининга, климат‑контроля и технического обеспечения оборудования директорского офиса;
– Организация поздравлений VIP‑партнёров с Новым годом, днями рождения и профессиональными праздниками: подбор, согласование, оплата, упаковка и доставка подарков по Санкт‑Петербургу и регионам, взаимодействие с курьерскими службами.
2. Решение личных задач руководителя и его семьи:
– Организация семейных мероприятий;
– Бронирование столиков в ресторанах;
– Подбор и приобретение билетов на спортивные и развлекательные мероприятия;
– Подбор, согласование и заказ подарков;
– Оплата личных счетов.
3. Управление временем и графиком:
– Контроль рабочего графика ГД и ПЗГД;
– Организация встреч: координация с внутренними и внешними участниками, подбор удобного времени, бронирование переговорных комнат;
– Напоминание о предстоящих встречах и личных делах;
– Логистика: взаимодействие с водителями для построения оптимального маршрута с учётом графика и дорожной ситуации.
4. Коммуникации и корреспонденция:
– Ответы на телефонные звонки, поступающие в приёмную директорского офиса;
– Работа с корреспонденцией и информационными материалами.
Требования:
– Высшее образование;
–
Опыт работы от 5 лет с руководителями уровня СЕО или с собственниками бизнеса в крупных промышленных, логистических, строительных компаниях (численность более 1,7 тыс. чел.);
– Английский – В2 и выше;
– Уверенный пользователь: 1С; Битрикс; Outlook; Excel; Word; PowerPoint; Smartway; Whelly; Аэрофлот; Яндекс.Еда;
– Готовность быть на связи 24/7, работать в режиме многозадачности;
– Готовность к поездкам на Терминал (д. Вистино, Усть-Луга) (редко);
– Готовность к рутинным административно-хозяйственным задачам, в том числе накрыть на стол, убрать, помыть посуду (есть посудомойка);
– Проактивность, стрессоустойчивость и многозадачность;
– Безупречные коммуникативные навыки;
– Высокий эмоциональный интеллект (EQ);
– Лояльность и конфиденциальность, внимательность к деталям;
– Умение работать в условиях неопределенности.
Условия:
– Работа в крупном развивающемся холдинге;
– Оформление в штат компании по ТК РФ;
– Белая заработная плата;
– ДМС со стоматологией по итогам прохождения испытательного срока;
– График работы 5/2 с 09:00 до 18:00, ненормированный рабочий день;
– Работа в уютном офисе в Бизнес-центре Аэроплаза (развозка от метро Московская и от м. Пр. Ветеранов).
Благодарим, что ознакомились с нашим предложением.
В сопроводительном письме просим уточнить ваши ожидания по заработной плате.
Будем рады продуктивному сотрудничеству!