Обязанности:
1.Организует делопроизводство в организации;
2. Ведет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечивает сохранность и систематизацию документов организации и корреспонденции, осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и исполнением работниками документов;
3. Обеспечивает рабочее место руководителя и работников организации необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; мебелью. Ведет учет канцелярских принадлежностей;
4. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению офиса и административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
- осуществляет планирование рабочего дня (календаря) руководителя: графика проведения совещаний, встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий, с учетом его занятости и наличия помещений для осуществления встреч;
- осуществляет сопровождение совещаний, встреч, визитов, приемов и иные действия (подача чая, кофе, воды, снеков);
- осуществляет оформление входящей и исходящей корреспонденции, принимает поступающую в организацию корреспонденцию и отправляет корреспонденцию организации контрагентам;
- осуществляет мониторинг и сортировку (отправка соответствующему сотруднику организации исходя из темы письма) корреспонденции полученной на электронный адрес организации и руководителя организации;
- посещает почтовое отделение по запросу сотрудников для забора и отправки корреспонденции организации.
- подготавливает /упаковывает/взвешивает почтовые отправления для курьерской службы АО «Почта России», «EMS», «СДЭК»
- осуществляет ведение реестра почтовых отправлений.
- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, документы и заявления, передает их в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
- по поручению руководителя подготавливает материалы, письма, запросы, другие документы, ведет переговоры в рамках компетенции и исполнения должностных обязанностей с организациями, общественными объединениями, государственными органами и гражданами;
- оформляет протоколы совещаний с участием руководителя;
- осуществляет копирование, сканирование документации;
- подготавливает документацию к передаче в архив, учитывая требования к срокам хранения к такой документации;
- осуществляет контроль над исполнением поручений руководителя организации;
- осуществляет сбор и передачу руководителю организации документов на подпись и возврат указанных документов с поручениями руководителя организации;
- осуществляет запись посетителей на личный прием к руководителю, организацию приема;
- осуществляет коммуникацию с кандидатами с целью назначения собеседований;
- своевременно осуществляет оформление пропусков для сотрудников и гостей АНО «ЦРП ЛО»;
- организует рабочий процесс новых сотрудников;
- осуществляет взаимодействие с подрядчиками, IT службой с целью бесперебойной работы телефонной связи и оргтехники организации;
- составление еженедельного отчёта всех подразделений организации.
- своевременное внесение необходимой информации в программу АИС.
- своевременное исполнение документов в электронном документообороте;
- выполняет иные служебные поручения руководителя;
5. Оформляет командировки руководителя и работников: заказ билетов и гостиниц в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами, составляет служебные записки для бухгалтерии;
6. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений в своей сфере деятельности;
7. С соблюдением процедуры закупки товаров или услуг, оформляет необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, на техническое обслуживание и ремонт оргтехники; предоставление иных услуг по организации бесперебойной работы офиса организации.
8. Ведет реестр протоколов;
9. Контролирует порядок и чистоту в помещениях;
10. Оказывает помощь бухгалтерии в инвентаризации имущества организации (в том числе арендованного)
11. Своевременно выполняет приказы, распоряжения, поручения, указания, задания генерального директора, распоряжения, поручения, указания, задания заместителя генерального директора;
12. Не разглашает сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию, ставшую известной офис-менеджеру в связи с исполнением своих должностных обязанностей.
Требования:
– образование не ниже среднего профессионального, опыт административной работы и стаж работы не менее одного года
–
Офис-менеджер должен знать:
- Трудовой кодекс Российской Федерации, а также федеральные законы, нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации, локальные акты организации, осуществляющие правовое регулирование трудовых отношений;
- принципы построения организационной структуры офиса;
- порядок ведения деловой документации, делопроизводства и переписки;
- правила делового этикета;
- порядок заключения договоров;
- правила пользования оргтехникой;
- основы работы с техническим и программным обеспечением автоматизированного рабочего места (АРМ), в том числе работы в операционной системе семейства Windows, в текстовом редакторе Microsoft Office Word, с табличным процессором Microsoft Office Excel; с почтовым клиентом типа «Outlook», подготовки презентаций с применением приложения Microsoft Office PowerPoint;
- основы работы с техническим и программным обеспечением АО «Почта России» предназначенного для оформления отправления и получения корреспонденции (писем, бандеролей, посылок).
- основы работы в качестве пользователя в информационно-правовых системах «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс», информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе сети «Интернет»;
- основы работы с копировальной техникой, средствами телефонной и факсимильной связи.