СК Техноресурс - транспортная компания, специализирующаяся на предоставлении строительной техники в аренду. В парке — 85 единиц техники, которая работает на объектах по всей России. Мы растём и усиливаем управленческое звено для повышения качества документооборота и координации работы на объектах.
Мы ищем Руководителя диспетчерской службы, который объединит диспетчера, помощника диспетчера, менеджера по логистике, специалиста по ГЛОНАСС и специалиста по контролю топлива в единую команду и решит ключевую задачу — своевременный сбор, корректность и полноту документов с объектов в соответствии с требованиями заказчиков.
Сейчас документы с объектов (путевые листы, рапорта) собираются с задержками и ошибками, диспетчер перегружен, помощник вынужден исправлять чужие ошибки, а требования заказчиков по пакету документов не всегда выполняются. Нужен управленец, который построит систему и станет единой точкой ответственности за документооборот и контроль техники.
Подчинение: Руководителю службы эксплуатации.
Обязанности:
1. Управление и координация
– Объединить и координировать работу команды: диспетчер, помощник диспетчера, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива.
– Распределять задачи, контролировать исполнение, проводить планёрки.
– Выстраивать взаимодействие с механиками на объектах (через руководителя службы эксплуатации).
– Быть единой точкой входа по вопросам документооборота и контроля техники для всех подразделений.
2. Работа с заказчиками по документообороту
Выяснять требования заказчиков к пакету документов:
– Какие документы нужны (путевые, рапорта, ТН, УПД, реестры).
– В каком формате (бумага, скан, ЭДО).
– Какие дополнительные реестры предоставлять.
– Нужны ли данные ГЛОНАСС.
– В какие сроки предоставлять.
– Анализировать договоры — если требования прописаны в договоре, брать информацию оттуда.
– Фиксировать требования по каждому заказчику в едином реестре.
– Доводить требования до команды и контролировать их выполнение.
– Взаимодействовать с заказчиками при возникновении спорных вопросов по документам.
3. Документооборот и образцы заполнения
– Разрабатывать образцы заполнения рапортов, путевых листов и ТН под каждого заказчика и предоставлять их механикам.
– Разработать и внедрить стандарт корректного заполнения путевых листов и рапортов.
– Разработать чек-лист проверки документов для механиков на объектах.
– Внедрить сроки сбора и передачи документов в офис с учётом требований заказчиков.
– Организовать обратную связь: офис ↔ механики ↔ водители.
4. Контроль сроков и полноты первичной документации
– Контролировать сроки сбора всей первичной документации по каждому объекту и заказчику.
– Учитывать периодичность сбора: подекадно, раз в две недели или раз в месяц — в зависимости от требований заказчика по выставлению УПД.
– Обеспечивать механиков реестрами для проверки количества рапортов (реестр готовит и высылает диспетчер).
– Вести учёт: что собрано, что в процессе, что просрочено.
– Ежедневно контролировать сбор документов с объектов.
– Вести учёт нарушителей сроков и качества.
– Эскалировать системные проблемы руководителю службы эксплуатации.
– Формировать отчётность руководству подекадно по состоянию документооборота.
5. Контроль техтабеля и статусов техники:
– Контролировать ежедневное заполнение техтабеля по каждой единице техники.
– Проверять корректность статусов: на линии, в ремонте, простой по вине водителя / по вине заказчика и т.д.
– Сверять данные техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца.
– Эскалировать расхождения руководителю службы эксплуатации.
6. Контроль топлива
– Контролировать работу специалиста по контролю топлива:
– Своевременное отслеживание потребности топлива на объектах.
– Своевременный заказ топлива (чтобы техника не «обсохла»).
– Ведение учёта топливных карт.
– Формирование отчёта для руководства.
– Ведение документооборота и взаиморасчётов с поставщиками топлива.
– Анализ расхода топлива и отклонений — за руководителем службы эксплуатации.
– Эскалировать руководителю службы эксплуатации проблемные ситуации по топливу.
7. Оптимизация
– Унифицировать каналы сбора документов (бумага, фото, электронно).
– Оптимизировать работу помощника диспетчера (снизить объём исправлений).
– Внедрить KPI для сотрудников отдела (диспетчер, помощник, менеджер по логистике, специалист по ГЛОНАСС, специалист по контролю топлива).
– Внедрять KPI для механиков по своевременности и качеству.
– Формировать единый реестр требований заказчиков.
Команда в подчинении:
Диспетчер - сбор рапортов и путевых листов, табель, сверка с ГЛОНАСС, коммуникация с механиками, водителями, заказчиками. Готовит и высылает механикам реестры для проверки количества рапортов;
Помощник диспетчера - проверка корректности документов, исправление, подготовка для заказчиков;
Менеджер по логистике - заявки на технику, документооборот по перебазировкам техники (ЭТрН, ТН, УПД);
Специалист по ГЛОНАСС - заполнение техтабеля (статусы: на линии, в ремонте, простой), работа с Виалон, установка и тарирование датчиков. Сверка техтабеля с ГЛОНАСС по итогам месяца:
Специалист по контролю топлива - отслеживание потребности топлива на объектах, заказ топлива, учёт топливных карт, отчёт для руководства, документооборот и взаиморасчёты с поставщиками.
Как сейчас устроен сбор документов (для понимания кандидатом)
– Бригадиры собирают рапорта с водителей на объектах.
– Механик проверяет количество рапортов по реестру (реестр готовит и высылает диспетчер), проверяет заполнение по образцу, подписывает у заказчика и передаёт в офис.
– Задача руководителя диспетчерской службы — разрабатывать образцы заполнения под каждого заказчика и предоставлять их механикам, а также обеспечивать механиков реестрами.
Требования обязательные:
– Опыт руководства командой от 3 человек (диспетчеры, логисты, операционный персонал).
– Опыт в транспортной, логистической или строительной компании.
– Понимание документооборота: путевые листы, рапорта, ТН, УПД, реестры.
– Опыт работы с требованиями заказчиков по документообороту.
– Опыт анализа договоров на предмет требований к документам.
– Опыт разработки образцов заполнения документов под требования заказчиков.
– Понимание периодичности сбора документов (подекадно, раз в 2 недели, раз в месяц).
– Опыт построения регламентов и сроков выполнения работ с нуля.
– Навыки работы с 1С (УАТ, Бухгалтерия) или аналогичными системами.
– Уверенный пользователь Excel / Google Sheets.
– Грамотная устная и письменная речь.
Желательные:
– Опыт работы с ГЛОНАСС / системами мониторинга транспорта (Виалон).
– Опыт взаимодействия с механиками и водителями.
– Опыт внедрения KPI и мотивации для сотрудников отдела.
– Знание специфики строительной техники.
– Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС).
– Понимание процесса контроля топлива (потребность, заказ, топливные карты, взаиморасчёты с поставщиками).
Личные качества:
– Системность — умеет выстраивать процессы, а не тушить пожары.
– Требовательность — не боится требовать и эскалировать.
– Коммуникабельность — легко находит общий язык с механиками, водителями, заказчиками.
– Внимательность к деталям — видит несоответствия в документах.
– Ответственность — доводит начатое до результата.
– Стрессоустойчивость — работает в режиме многозадачности.
– Инициативность — предлагает улучшения, а не ждёт указаний.
– Клиентоориентированность — понимает, что документы — это часть услуги для заказчика.
Условия:
– Реальную возможность построить систему с нуля.
– Поддержку руководства и руководителя службы эксплуатации.
– Команду из 5 человек, которая ждёт управленца.
– Возможность влиять на процессы и видеть результат.
– Официальное оформление и стабильную зарплату.
–
Испытательный срок 3 месяца.
– Полный рабочий день 5/2 (с 9-00 до 18-00), пятница до 17:00.
– Корпоративная мобильная связь.
– Доход до 150 000 ₽ на руки (оклад 120 000 + KPI 30 000).