Ассистент руководителя отдела дизайна
📌 О компании
Мы — студия дизайна Artum, работаем с 2010 года. Начиная как небольшой семейный бизнес, сегодня мы — крупная студия, специализирующаяся на дизайне и ремонте квартир и домов бизнес- и премиум-класса.Наши проекты реализованы в знаковых жилых комплексах Санкт-Петербурга — ЖК «Привилегия», «Леонтьевский мыс» и других.
Мы — многократные победители ADD Awards (2017, 2018, 2019), а наши работы публикуются в профильных журналах.Более 1000 клиентов доверили нам свои дома.Компания активно растёт, и сейчас мы ищем внимательного и организованного ассистента руководителя отдела дизайна для долгосрочного сотрудничества.
🔸 Основные задачи
– Выполнение поручений руководителя отдела дизайна.
📂 Документооборот:
– Подготовка/печать/отправка договоров, актов, доп.соглашений, счетов, отчетных финансовых документов на проектирование и дизайнерское сопровождение реализации дизайн-проектов.
– Ведение реестров документов.
– Контроль возвратов подписанных оригиналов в студию (заказчики и контрагенты).
– Оперативное хранение и систематизация документов в облачном хранилище и в офисе студии.
– Контроль отправки документов дизайнерами заказчикам и в специализированные отчётные чаты.
– Написание и отправка писем заказчикам с закрывающими документами.
– Отправка документов курьерской службой и в ЭДО (+ контроль подписания)
– Запрос и проверка сверок бухгалтерии.
📊 Отчётность:
– Заполнение и актуализация сводных таблиц проектов студии (СПб / Мск) в соответствии с обновлением данных на проектах, закрытию этапов и получением оплат.
– Поддержание аккуратности и визуального порядка в таблицах.
– Контроль оплат от заказчиков и поставщиков.
– Создание отчётов из таблиц (еженедельно).
– Помощь руководителю в подготовке, проведении, протоколировании планёрок.
– Обработка отчётов дизайнеров и внесение данных в таблицы.
👥 Персонал:
– Первичный подбор ведущих дизайнеров, визуализаторов, чертежников (для филиалов в СПб и Мск).
– Организация вводных действий для новых сотрудников.
– Ответы дизайнерам на вопросы по регламенту студии.
– Рассылки: опросы и напоминания коллегам.
– Актуализация загруженности дизайнеров и исполнителей.
– Участие в создании регламентов и внутренних документов студии.
👥 Сервис:
– Подготовка и оформление красивых коммерческих предложений.
– Сбор обратной связи заказчиков о работе со студией.
– Создание чатов новых проектов, добавление участников, написание писем и сообщений заказчикам.
– Мониторинг своевременности обратной связи от дизайнеров и отправке материалов в срок в чатах проектов.
– Обеспечение сервиса и поддержки дизайнера во время встреч с заказчиками (настроить монитор, ноутбук, распечатать материалы и документы ко встрече, предложить и приготовить участникам кофе, открыть ворота через пульт и т.д.).
– Ответы на входящие звонки по офисному телефону студии.
🧱 Поставщики:
– Проверка договоров с поставщиками на соответствие согласованным условиям перед подписанием, передача обратной связи по договору руководителю отдела дизайна.
– Проверка наличия документов от поставщиков в ЭДО и бухгалтерии.
– Систематизация и актуализация инфо о поставщиках в базе.
🧱 Продукт:
– Печать/сборка/отправка альбомов дизайн-проектов и их частей.
– Контроль наличия рабочих материалов по этапам проектов, соответствие материалов регламенту.
– Помощь дизайнерам в подготовке материалов, соответствующих регламенту.
– Выгрузка 3D панорам и QR кодов для визуализаций.
– Заказ плотной бумаги, подарков, пакетов для дизайн-проектов, папок, наклеек в типографии, подарков и т.д.
✅ Наш идеальный кандидат
– Проактивен, организован, любит налаживать процессы и работать в команде.
– Имеет опыт работы с документооборотом, административной поддержкой или координацией проектов (от 2 лет).
– Внимателен к деталям, умеет работать с большим объёмом информации
– Уверенно владеет Excel / Google Таблицами
– Умеет выстраивать коммуникацию с большим количеством людей, чтобы достигнуть результата.
– Готов к многофункциональной роли и работе в динамичной среде
💼 Мы предлагаем
– Работу в большой и профессиональной команде дизайнеров
– Возможность развиваться и влиять на внутренние процессы студии
– Официальное оформление или самозанятость — по договорённости
– Полный рабочий день в офисе
– Современные инструменты и налаженные процессы
– График: 11:00–20:00 (иногда ненормированный).
– Заработная плата: от 90 000 до 120 000 ₽ в месяц (в зависимости от опыта и компетенций)
📨 Чтобы откликнуться, отправьте короткое сопроводительное письмо — расскажите, почему вам интересна эта роль.