Обязанности:
– Тайм-менеджмент (составление и планирование графика) руководителя, информирование его о сроках, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
– Ведение делопроизводства в системе Lotus Notes. (прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции).
– Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю.
– Организация сбора информации, подготовка и представление руководителю, аналитических, информационных, справочных, презентационных и других материалов.
– Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.
– Контроль исполнения поручений руководителя и соответствие выполнения в указанный срок.
– Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров, проводимых под председательством руководителя.
– Выполнение работы по подготовке заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения, повестке дня, обеспечение прохода участников на территорию предприятия в соответствии с Положением о пропускном режиме).
– Координирование сеансов видеоконференцсвязи: инициирование сеанса связи или получение информации о предстоящем сеансе связи, своевременное информирование участников и технических специалистов предприятия.
– Обеспечение проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.
– Организация и контроль служебных командировок руководителя (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.).
Требования:
– Высшее профессиональное образование.
– Опыт работы на предприятиях судостроительной или машиностроительной промышленности обязателен.
Условия:
– Режим рабочего времени: 5 дневная рабочая неделя.
– Работа в одном из крупнейших мировых исследовательских центров со 130-летней историей.
– Оформление документов в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
– Социальный пакет: профсоюзная организация, база отдыха.