Обязанности:
–
Административные
Документооборот — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль их движения внутри компании, документооборот генерального директора
– Контроль исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам.
– Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
– Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов( в том числе и по почте), первичное взаимодействие с представителями других компаний.
– Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы.
– Планирование встреч, совещаний и деловых переговоров — офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков.
– Организация командировок — заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику.
– Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий — собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, регистрация сотрудников на мероприятия
– Обеспечение офиса необходимыми товарами — регулярная закупка канцелярских принадлежностей, бумаги, картриджей и других расходных материалов.
– Контроль за состоянием офисного оборудования — при выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ.
– Организация работы обслуживающего персонала — уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости — и других вспомогательных сотрудников.
– Контроль за санитарным состоянием офисных помещений.
– Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг.
– Подготовка и отправка писем и запросов по поручению генерального директора.
– Предоставление необходимой документации руководителю.
– Сбор отчётов по всем отделам по запросу руководителя.
– Своевременное и в полном объёме обработка и представление отчётной и иной документации должностным лицам с соответствующими полномочиями.
Требования:
– Образование: минимум среднее специальное, предпочтительно высшее (направления: менеджмент, экономика, деловое администрирование).
– Опыт работы: не менее 5 лет на схожей должности
– Компьютерная грамотность: уверенное владение MS Office (особенно Excel), навыки работы с оргтехникой
– Организационные навыки. Умение расставлять приоритеты и управлять временем.
– Грамотность, ответственность
Условия:
+График работы 5/2 (с 10 – 19) , сб\вскр. выходной;
+ Стабильный уровень дохода, официальное оформление;
+ Возможность работы в крупнейшем СМИ России;
+ Интересные задачи и профессиональная реализация.
+ Офис в центре Петербурга