Главный специалист отдела информационно-организационной работы
Должностные обязанности
– - Принимать документы и заявления на подпись руководителя.
– - Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
– - Осуществлять прием, учет, регистрацию (с проставлением штампа, вх. №, даты поступления) входящей документации на ПЭВМ, в журналах учета и на регистрационных карточках.
– - Не принимать к регистрации и не отправлять документы, оформленные с нарушением Инструкции по работе с документами в администрации муниципального образования «Город Саратов».
– - Осуществлять регистрацию исходящей документации (с проставлением исх. №, даты), формировать дела по исполненным документам в соответствующие папки с подшивкой второго экземпляра исходящего документа и входящего документа или копии, на который давался ответ.
– - Представлять входящую документацию после ее регистрации и оформления на рассмотрение руководству в день поступления, а срочные незамедлительно.
– - Передавать незамедлительно входящую документацию после резолюции руководства исполнителям под их личную роспись.
– - Вести журнал регистрации входящей (исходящей) документации.
– - Осуществлять непосредственный контроль сроков исполнения входящей документации.
– - Использовать меры упреждающего контроля: заблаговременно, до истечения срока исполнения направлять ответственным исполнителям справки предупредительного контроля (или напоминания).
– - Анализировать работу по рассмотрению входящей документации, и доводить до сведения руководителя о нарушениях сроков рассмотрения.
– - По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.
– - Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы и вводить текущую информацию в банк данных.
– - Осуществлять выполнение машинописных и копировально- множительных работ.
– - Вести предварительную запись граждан на прием к председателю комитета.
– - Вести документооборот в системе электронного документа оборота администрации муниципального образования «Город Саратов»;
– - Осуществлять контроль за обращениями граждан в «Платформе обратной связи».
Требования:
– владение компьютером (программами Word, Excel, информационнопоисковыми системами «Консультант», «Гарант»), умение работать с сетью «Интернет», электронной почтой, в системе электронного документооборота;
Квалификация:
–
в соответствии с ЗСО от 02.08.2007 № 157-ЗСО "О некоторых вопросах муниципальной службы"
Требования к навыкам, умениям:
Навыки коммуникации
Навыки ведения журналов и документации
Навык работы с Microsoft Excel
Навык работы с Microsoft Word
Навыки делового общения и этикета
Навыки общения и деловой переписки
Навык работы с оргтехникой
Навыки работы на компьютере
Навыки работы с компьютерными офисными программами
Навык работы с офисной техникой/оборудованием
Навык работы с e-mail / электронной почтой
Навык работы с Internet / Интернетом
Навык работы с компьютерной техникой/оборудованием