Компания «Инфосистемы Джет» – крупнейший системный интегратор в России и странах СНГ. Мы работаем 35 лет, в компании более 2000 человек.Наши основные направления деятельности: информационная безопасность, бизнес-решения и программные разработки, ИТ- и телекоммуникационная инфраструктура, аутсорсинг и техническая поддержка и др.
Обязанности:
– Делопроизводство (сбор подписей сотрудников, сканирование документов, получение корреспонденции, заказ курьеров для отправки корреспонденции).
– Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, питьевой воды, расходных материалов, организация обслуживания офисной техники, руководство клинингом).
– Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка).
– Взаимодействие с Дирекцией по развитию филиалов, администраторами сервисного центра (СЦ) и центра информационной безопасности (ЦИБ), и финансовым отделом головной компании (организационные вопросы, отчетность, и др.).
– Контроль за состоянием СОВМЕСТНОГО офиса (электричество, интернет, вода, работоспособность сантехники, бытовой техники и др.) Оперативный вызов соответствующих служб арендодателя, сервисных центров и ТО систем жизнеобеспечения).
– Организационная работа по соцпрограмме (помощь в организации медицинского страхования, наборы новичков, печатная продукция, подарки).
– Встреча и прием гостей в офисе, помощь в подготовке к праздничным и маркетинговым мероприятиям, тимбилдингам.
– Выполнение поручений руководства филиала, администраторов СЦ и ЦИБ.
– Помощь в организации пожарной безопасности сотруднику службу безопасности (Поддержание порядка с информационными табличками и планами эвакуации, работоспособное состояние систем информирования и оповещения).
– Прием и адаптация новых сотрудников, знакомство с жизнью филиала, погружение в правила и регламенты которые действуют на территории офиса и бизнес-центра.
– Сопровождение работ, производимых на территории филиала третьими лицами в целях обеспечения контроля сохранности чувствительных данных и имущества.
– Контроль качества клининга в филиале.
– Инвентаризация и ведение учета склада, контроль за состоянием помещения склада, обеспечение порядка и соблюдение условий хранения оборудования.
– Контроль состояния мест общего пользования: переговорные, коридоры и т.п..
– Отправка корреспонденции через почтовые отделения «Почты России»: документы по воинскому учету.
– Выдача пропусков, ведение учета выдачи и изъятия пропусков в журнале, добавление новых сотрудников в систему СКУД, термопечать на новых пропусках.
– Заказ курьеров для отправки оборудования ДИТ в Москву.
– Решение проблем с Бизнес центром (бытовые проблемы: свет, вода, протечки, кондиционирование, вентиляция, отопление).
Требования:
– Высшее образование.
– Владение офисными программами MS Оffice (Word, Excel), эл.почта на уровне уверенного пользователя.
– Опыт работы секретарем\офис-менеджером от 2ух лет.
– Личные качества: умение планировать свое рабочее время, умение контролировать поставленные задачи, ориентироваться на результат.
Условия:
– Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом: оклад + премия.
– Формат работы - офис.
– Оформление по ТК РФ (декретная ставка), 100% компенсация отпуска и больничного листа.
– Работа в дружном коллективе.
– Офис г. Самара ул. Мичурина 21.
– График пятидневный: с 10.00-18.30.
– Соц. пакет: ДМС, оплата абонемента в фитнес, изучение английского языка.
– Корпоративные мероприятия.