Обязанности:
– Курирование рабочего процесса структурного подразделения (формирование бюджета, ведение табеля, контроль и перераспределение функционала в рамках должностных инструкций и положения о СП).
– Контроль и обеспечение своевременной подготовки и организации почтовых, курьерских и нарочных отправлений документации компании (НСАД, НСХ).
– Контроль оказываемых услуг в рамках договоров с поставщиком курьерских услуг, договора на отправку почтовой корреспонденции с АО «Почта России» (НСАД, НСХ).
– Контроль по организации служебных командировок сотрудников.
– Организация процесса архивного хранения в организации (разработка ЛНА по архивному хранению, контроль передачи документов на архивное хранение, разработка сводной Номенклатуры дел, организация архивного хранения (НСАД, НСХ).
– Актуализация и разработка ЛНА в рамках процесса по документообороту (НСАД, НСХ).
– Осуществление нормоконтроля документов делопроизводства.
– Составление служебных писем и организационно-распорядительных документов (НСАД, НСХ).
– Автоматизация бизнес-процессов документооборота (методологическое обеспечение КСЭД, написание технических заданий для службы ИТ, настройка регламентов и видов документов модулей «Делопроизводство» и «Договоры» КСЭД Directum RX, разработка инструкций для пользователей, обучение пользователей).
– Оптимизация процесса документооборота компании (НСАД, НСХ).
–
Дополнительно по холдингу:
– Административная поддержка Генерального директора (на период его присутствия в г. Пермь).
– Встреча/прием посетителей.
– Обеспечение бесперебойной работы ГД (контроль ИТ службы по работоспособности оборудования в переговорной, контроль присутствия участников совещания, назначение встреч и совещаний по запросу ГД).
– Документальное оформление расходов, связанных с деятельностью НСХ.
– Формирование заявок на оплату в 1 С УПП НСХ (расходы Приемной и по запросу бухгалтерии и ответственных по договору).
– Контроль получения закрывающих документов для бухгалтерии НСХ.
– Размещение на согласование договорных документов, отправка результатов согласования ответственному по договору.
Требования:
– Образование высшее.
– Опыт работы в сфере делопроизводства не менее 3 лет.
– Опыт на руководящей должности будет преимуществом.
– Знание правил ведения делопроизводства.
– Опыт работы по автоматизации и сопровождению КСЭД Directum RX.
Условия:
– Официальное трудоустройство.
– Рабочее место приемная Генерального директора.
– Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
– 5-ти дневная рабочая неделя.
– ДМС.
– 13-я заработная плата.
– Премия к Дню нефтяника.