Ключевые задачи
Делопроизводство и документооборот:
– Организация и ведение документооборота компании (первичная обработка, регистрация, учет входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, доведение до сотрудников распоряжений руководства, контроль сроков и т.д.).
– Организация и ведение договорного документооборота (маршруты, сроки, ответственные по документам с контрагентами, формирование по типовым формам договоров, заявок, актов и т.д.).
– Организация, учет и обеспечение хранения и архивирования документов (систематизация, обеспечение сохранности, уничтожение) и оперативное предоставление документов по запросам.
– Техническая поддержка документооборота Генерального директора, Директора по развитию, Бухгалтерии, Отдела кадров, Проектного офиса (печать, копирование, сканирование документов и пр.).
– Получение и отправка документов в системах электронного документооборота (СЭД), с электронной подписью в ЭДО, а также на бумаге (через почтовые и курьерские службы).
– Обеспечение сохранности конфиденциальной информации, а также персональных данных в соответствии с законодательством.
Кадровый документооборот (подготовка, учет, первичная обработка):
– Прием/увольнение сотрудников, ведение личных дел (архива бумажного и электронного).
– Подписание с сотрудниками договоров, доп. соглашений (ТД, ГПХ, СД).
– Ознакомление с приказами (прием на работу, отпуска, перевод, увольнение).
Помощь бухгалтерии:
– Контроль оплат и сроков по договорам.
– Сбор документов (актов, счет-фактур) от контрагентов.
– Оформление документов для командировок руководителей и сотрудников. Сбор отчетов по командировкам, чеков по итогам поездок.
– Сбор и фиксация операционных расходов от сотрудников.
Цели должности
– Надлежащее состояние учёта и хранения документации.
– Полностью структурированный архив – бумажный и электронный.
– Чёткая номенклатура дел с указанием сроков хранения.
– Своевременная и качественная подготовка необходимых документов для администрации и работников компании.
– Своевременная подготовка и отправление документов адресату.
– Своевременное осуществление контроля исполнения служебных и распорядительных документов, заданий и поручений администрации компании.
– Обученный персонал, понимающий, куда и как сдавать документы.
– Готовность к проверкам (налоговым, трудовым, архивным).
Мы ожидаем от Вас
– Образование высшее/среднее специальное.
– Опыт работы на позиции делопроизводителя, архивариуса, специалиста по документообороту, офис-менеджера, секретаря, помощника руководителя или схожей.
– Обязательное уверенное знание и опыт работы:
– С системами электронного документооборота (СЭД).
– С электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и системами юридически значимого ЭДО.
– С офисными программами (MS Word, Excel) и оргтехникой.
– Грамотная устная и письменная речь.
– Навыки деловой переписки, составления служебных записок, приказов и распоряжений.
– Ответственность, высокая самоорганизация, внимательность к деталям.
Мы предлагаем
– Работу в современной IT-компании с понятными целями и проектами.
– Официальное трудоустройство и конкурентную белую заработную плату (обсуждается по итогам собеседования).
– График: 5/2, полная занятость.
– Современные инструменты для работы (1С, СЭД, ЭДО, КЭДО).
– Комфортный офис в Новосибирске (Академгородок).
Будет значительным плюсом
– Опыт работы в похожей вакансии от 1 года.
– Знание основ бухгалтерского первичного документооборота (счета, акты, накладные).
– Навыки работы в 1С.
– Понимание структуры договорного документооборота: договор, заказ (заявка, спецификация, приложение), доп. соглашение к договору, акт сдачи-приемки.
– Опыт, уверенность и готовность выстроить систему делопроизводства с нуля.
– Готовность работать в условиях меняющихся задач и приоритетов.
– Способность самостоятельно разбираться, когда нет регламентов, и создавать их.
– Ориентация на результат для компании в целом, без деления задач на «мои/не мои».
– Опыт подготовки документов для проверяющих органов.
Если Вы хотите стать частью нашей команды, будем рады встретиться с Вами на собеседовании!
Команда BPMLab