Организационная поддержка
– Организация рабочего графика руководителя, включая встречи, переговоры, командировки и мероприятия.
– Координация взаимодействия с партнерами и клиентами.
– Контроль исполнения поручений и решений руководства.
– Обеспечение своевременного информирования руководителя о важных событиях, изменениях, звонках.
– Организация работы офиса.
Информационно-аналитическая деятельность
– Сбор и обработка информации, необходимой руководителю для принятия решений.
– Анализ поступающей информации и подготовка рекомендаций.
– Поддержание порядка в документации и архивировании данных.
Административная работа
Первичная обработка входящей коммуникации:
- Сортировка электронной почты, телефонных звонков, бумажной почты.
- Ответ на шаблонные запросы, перенаправление специализированных вопросов соответствующим сотрудникам, выделение эксклюзивных писем, требующих внимания руководителя.- Документальная поддержка: Подготовка, проверка на соответствие формату и рассылка писем, приглашений, простых договоров и коммерческих предложений (по шаблонам). Отслеживание сроков подписания документов.- Ведение архивов: Систематизация электронного и физического архива документов, писем, визиток для их мгновенного поиска по первому требованию.- Прием и распределение телефонных звонков, писем и сообщений.
– Работа с электронной почтой и системами документооборота.
–
Осуществление операционного контроля за соблюдением ключевых проектных сроков и подготовки отчетности на основе данных CRM системы.
– Мониторинг на предмет просроченных и предстоящих задач с участием директора. Формирование и выгрузка управленческих отчетов из CRM.
Требования:
1. Проактивность и антиципация (не ждать указаний)2. Самоорганизованность3. Эмоциональный интеллект и психологическая устойчивость4. Лояльность и конфиденциальность5. Скромность6. Умение найти решение
7. Обязательное знание СРМ Битрикс24
Условия:
Современный офис, находящийся по адресу Гоголя 40 (М.Покрышкина)
Своевременная оплата труда
Доброжелательный коллектив
Возможность развивать широкий спектр навыков: от планирования рабочего графика до коммуникаций и организационных способностей.