Обязанности:
– приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (в т. ч. электронной);
– ведение журналов учёта входящей и исходящей документации;
– оформление исходящих писем, служебных записок, приказов, распоряжений и других организационно‑распорядительных документов;
– подготовка проектов документов по запросам руководства и подразделений филармонии;
– контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;
– формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечение их сохранности;
– организация текущего хранения документов, подготовка к архивному хранению;
– отправка исходящей корреспонденции (почтовая отправка, электронная передача);
– работа с обращениями граждан, регистрация и учёт обращений, контроль сроков ответов;
– обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных при работе с документами;
– взаимодействие с государственными органами, учреждениями и организациями по вопросам документооборота;
– поддержание в актуальном состоянии базы нормативных документов учреждения;
– ведение электронной базы документов, работа с системами электронного документооборота (при наличии);
– подготовка документов к сдаче в архив, составление описей.
Требования:
– среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно в области документоведения, архивоведения, юриспруденции или управления);
– опыт работы делопроизводителем, секретарём или на аналогичной должности от 1 года (опыт в бюджетной организации или сфере культуры — преимущество);
– знание правил делопроизводства и архивного дела, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и других нормативных актов;
– владение навыками деловой переписки, составления и оформления документов;
– уверенное пользование ПК: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), системами электронного документооборота, оргтехникой;
– внимательность к деталям, аккуратность, ответственность;
– организованность, умение планировать рабочий процесс и расставлять приоритеты;
– грамотная устная и письменная речь;
– способность работать с большими объёмами информации;
– соблюдение норм корпоративной этики и конфиденциальности.
–
Условия:
– официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
– стабильную заработную плату и социальные гарантии (отпуск, больничный, отпускные);
– работу в творческой атмосфере культурного учреждения;
– возможность посещать концерты и мероприятия филармонии;
– график работы: 5‑дневная рабочая неделя (пн.–пт.), с 8:30 до 17:30;
– поддержку в профессиональном развитии: возможность участия в семинарах и курсах повышения квалификации;