Офис-менеджер
Привет! Давай познакомимся! Мы команда, которая открывает мир! Да - да! Мы самый главный туроператор гостеприимства нашего города! Мы компания Открой мир! Мы воплощаем мечты о незабываемых путешествиях со смыслом по Нижегородской области, всей России и конечно же за рубеж!
Ключевого специалиста, обеспечивающего организацию и бесперебойное функционирование офисного пространства, и административных процессов. Это «универсальный координатор», от которого зависит комфорт и продуктивность всей команды. Укрепляет корпоративную культуру через организацию командных мероприятий. Выступает «лицом» компании для партнёров и клиентов.
Мы приглашаем тебя стать нашим офис - менеджером для всей команды туроператора Открой мир, руководитель которого является послом гостеприимства Нижегородской области, Амбасадор президентской платформы «Россия страна возможностей», руководителем проектного офиса Российского союза туриндустрии по детскому туризму по Нижегородской области.
Для тебя:
– только официальное трудоустройство и полностью белая зарплата
– оплачиваемый отпуск
– режим работы понедельник – пятница с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00, выходные – суббота и воскресенье
– место работы г. Нижний Новгород, ул. Минина, д.1, 1 этаж, 16 офис
– соблюдение графика отпусков и предоставление больничных
– первый месяц заработная плата на руки 50 000 рублей
– со второго месяца работы заработная плата 50 000 - 60 000 рублей на руки
– команда, которая смотрит с тобой в одну сторону и всегда поддержит
– руководители, которые всегда поймут и подскажут
Мы доверяем тебе быть хранителем и организатором жизни офиса, а также:
– настройку и поддержание офисного пространства
– распределение рабочих мест и зон (совместно с менеджером по персоналу)
– контроль выполнения задач сотрудниками
– координацию взаимодействия между отделами
– выдача доступов новым сотрудникам к почте и CRM
– ведение корреспонденции
– прием и распределение входящих звонков в течение 10 минут с момента поступления, электронных писем в течение 30 минут с момента получения
– ведение документооборота (входящие/исходящие документы, договоры, акты, счета)
– ведение реестров документов и организация сохранности и хранения
– архивирование и учёт документов (писем, договоров)
– подготовку отчётов, деловых писем и презентаций
– закупку канцтоваров, расходных материалов, бытовой химии
– контроль состояния и учет оргтехники (принтеры, сканеры, ноутбуки, телефоны, наушники и пр.) и мебели
– учет сим карт
– организацию ремонта и обслуживания оборудования
– взаимодействие с сервисными службами и коммунальными организациями
– переговоры с поставщиками и подрядчиками
– запрос коммерческих предложений
– координацию доставки и курьерских услуг
– поддержку связей с арендодателями офиса и обслуживающими компаниями
– помощь в адаптации новых сотрудников (совместно с менеджером по персоналом)
– участие в организации корпоративных мероприятий (совещания, тренинги, праздники)
– поддержку HR‑процессов (по согласованию с менеджером по персоналу и руководителем)
– администрирование корпоративных чатов и календарей
– управление доступом к облачным сервисам (Google Drive, Яндекс Диск и др.)
Твоя суперсила в том, что ты:
– знаешь делопроизводство и как ведется документооборот в организациях
– предвидишь потребности команды и оперативно решаешь проблемы
– обладаешь технической грамотностью: владеешь офисными программами (Excel, PowerPoint, Google Workspace, CRM, Bitrix24), знаешь принципы работы оргтехники
– обладаешь финансовой грамотностью: базовым учётом расходов, умеешь работать с счетами, актами и договорами
– знаешь базовые понятия по подготовке презентаций
– имеешь базовые или продвинутые навыки работы с искусственным интеллектом
– знаешь и соблюдаешь деловой этикет
– умеешь готовить протоколы встреч
– умеешь планировать и распределять задачи по сотрудникам после утверждения руководителем
– поддерживаешь чистоту и порядок в офисе
– легко вступаешь в контакт с другими людьми
– ответственно выполняешь задачи в срок
– выполняешь всё, что обещаешь
– не устаёшь от людей и от работы с ними
– умеешь соблюдать технологии, не отклоняясь от правил
– пунктуальный
Чего не будет в твоей работе:
– унылых будней
– скуки
– хамства и неуважения
– несоблюдения договоренностей
– ужасного коллектива
Оставляй свой отклик, мы с радостью с тобой познакомимся и будем открывать мир вместе!