Помощник/ассистент руководителя
Обязанности:
– Принимать поступающую документацию на рассмотрение руководителю. Распределять для использования в работе, подготовки ответа: по принадлежности или по резолюции руководителя структурным подразделениям/непосредственным исполнителям.
– Принимать документы на подпись руководителю, Проверять наличие необходимых согласующих лиц, сопроводительных документов для последующей передачи ее на подпись.
– Осуществлять подготовку и редактирование организационно-распорядительной документации (далее – ОРД) и локальные нормативные акты (далее – ЛНА), письма, проверять оформление документов в соответствии со стандартами делопроизводства и правилами русского языка.
– Заниматься подготовкой проектов докладов, отчетов, презентаций и других документов, необходимых для работы руководителя.
– Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки передавать в архив, нести ответственность за оперативное хранение документов.
– Обеспечивать сохранность и конфиденциальность поступающих документов.
– Заниматься подготовкой совещаний, собраний, переговоров (подборкой материалов, оповещением участников о месте и времени мероприятия, повестке дня, их регистрацией, контролем за соблюдением регламентов, ведением протоколов, оформлением результатов, последующим оповещением).
– Вести полную административную поддержку руководителя (обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе).
– Организовывать и координировать встречи руководителя, разрабатывать график рабочего дня руководителя.
– Организовывать встречи и прием посетителей в соответствии с ЛНА Филиала.
– Выполнять поручения и готовить отчеты по запросу руководителя Секретариата отдела по административным вопросам Макрорегиона.
Требования:
– Знать организацию делопроизводства, методы обработки корреспонденции.
– Уметь составлять номенклатуры дел, описи дел постоянного и временного хранения. Знать сроки и порядок сдачи дел в архив Общества.
– Понимать системы организации контроля исполнения документов;
– порядок подготовки финансовых документов по инициации и закрытию мероприятий;
– порядок организации служебных командировок сотрудников Общества;
– правила работы с партнерами по бронированию билетов и отелей;
– особенности бронирования отелей на территории РФ и за рубежом;
– порядок оформления и выписки/аннуляции/обмена ж/д и авиабилетов.
Условия:
– Заработная плата дважды в месяц (полугодовые премии).
– Оплачиваемые больничные и отпуска.
– Корпоративная программа обучения для всех сотрудников.
– Возможность карьерного роста и профессионального развития.
– Страхование от несчастных случаев и болезней для сотрудников и детей.
– Частичная компенсация путевок в санатории и детские лагеря.
– Подарки на праздники и новогодние подарки для детей.
– График работы: 5/2 с 09.00 до 17.15, пт.- с 09.00 до 15.45 (сб-вск выходные).
Станьте частью большой команды Почты России! Почта России. Объединяем людей.