Обязанности:
– Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя учреждения: координация и ведение графика, организация встреч (в т.ч. в режиме видео-конференц-связи), заказ пропусков, прием звонков, работа с курьерскими службами, водителями, заказ цветов, подарков;
– Организация документооборота Приемной: обеспечение подписания документов, проверка наличия необходимых виз;
– Регистрация факсограмм и протоколов совещаний (работа в cистеме электронного документооборота Правительства Москвы и СЭД учреждения);
– Работа с официальной электронной почтой учреждения (контроль входящей корреспонденции, регистрация);
– Контроль готовности переговорной к совещаниям;
– Протоколирование административных совещаний (при необходимости);
– Сервировка чая/кофе.
Требования:
– Высшее образование (приветствуется: юридическое, менеджмент).
– Опыт работы по должности: не менее 3 лет с первым лицом компании.
– Владение специализированными программами: Excel, Google Таблицами Outlook, PowerPoint, СЭД (Directum, 1С:Документооборот), task manager, МосЭДО (приветствуется).
– Высокий уровень ответственности и самодисциплины, внимательность, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость, дипломатичность, знание делового этикета, пунктуальность, грамотная устная и письменная речь.
Условия:
– Официально трудоустройство.
– Оклад + квартальные и годовые премии.
– График: 5/2, сменный, работа в паре (8:00 -16:30/12:30 - 21:00).
– Наличие ДМС.