Обязанности:
– Прием и регистрация посетителей, ответы на телефонные звонки (диспетчеризация звонков), обработка электронной почты, поступающей на официальный электронный адрес организации (деловая переписка от имени организации).
– Организация встреч, совещаний и командировок (запись в календарь, бронирование).
– Ведение документооборота (в т.ч. конфиденциального): подготовка, редактирование и рассылка писем, приказов, протоколов.
– Работа с оргтехникой: сканирование документов, печать документов.
– Архивация документов по правилам ГОСТ.
– Заказ и контроль канцелярии.
– Оформление командировок.
– Поддержка внутренних коммуникаций в организации.
Требования к опыту работы:
– Общий трудовой стаж – не менее 2 (двух) лет.
– Опыт работы в должности секретаря или специалиста по делопроизводству – не менее 1 (одного) года.
Требования к образованию:
– Среднее специальное образование или опыт работы от 1 года в административной роли.
– Знание системы делопроизводства по ГОСТам (например, ГОСТ Р 7.0.97-2016).
– Высшее образование – приветствуется.
Требуемые знания:
– Уверенное владение Microsoft Windows 10 и 11.
– Уверенное владение Microsoft Office: Word (для документов и писем), Excel (формулы, сводные таблицы), PowerPoint (презентации), Outlook (почта и календарь).
– Знание программных продуктов 1С:Документооборот 3.0 КОРП или 1С:Документооборот 2.1 КОРП, либо иных систем автоматизации документооборота организации.
– Умение работы с оргтехникой: принтер, сканер, ксерокс, факс, мини-АТС.
– Знание правил ведения документации: подготовка писем, протоколов, отчетов; работа с конфиденциальными документами.
– Умение вести деловую переписку и организовывать встречи.
– Грамотная русская речь (устная и письменная), знание делового этикета, телефонных переговоров.
Личные качества:
– Ответственность, стрессоустойчивость, организованность, многозадачность, внимательность к деталям, коммуникабельность, готовность помочь.