Секретарь офиса
Мы, АО «Лада-Имидж», 100% дочернее предприятие АО «АВТОВАЗ» и его официальный Дистрибьютор по реализации запасных частей к автомобилям LADA с оборотом в 30 млрд в год. В нашей компании более 2 800 точек розничной сети и более 1 500 сотрудников.
С 2022 года АО «Лада-Имидж» является официальным Дистрибьютором на территории РФ автомобильных брендов RENAULT и NISSAN.Мы ищем Секретаря к нам в команду. Поддержка эффективной работы офиса — ваша главная задача. Мы ищем внимательного, организованного сотрудника, способного обеспечить комфортную рабочую атмосферу и своевременное выполнение всех необходимых процессов.
Функциональные обязанности:
Организация пространства и комфорта
– Поддержание порядка в офисе: контроль наличия канцтоваров, хозяйственных принадлежностей и чистящих средств.
– Мониторинг работы клининговых компаний (контроль по поддержанию чистоты и порядка в течение дня в зоне ресепшен, кофе-точек, переговорных комнат).
– Подготовка переговорных комнат к встречам и мероприятиям.
– Встреча гостей и сотрудников, обеспечение комфортной атмосферы.
– Оформление пропусков в бизнес-центр, организация прохода персонала и посетителей.
Документационное сопровождение
– Прием, отправка и распределение корреспонденции.
– Работа с электронным документооборотом компании.
– Заведение счетов в 1С.
– Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами.
– Копирование/сканирование документов.
Поддержка мероприятий и корпоративной культуры
– Организация праздников и корпоративных мероприятий: заказ еды, декорирование помещений, подготовка подарков.
– Участие в оформлении презентаций и материалов для совещаний и конференций.
– Выполнение поручений руководителя офиса.
Командировки и тревел-поддержка
– Полноценная помощь сотрудникам в поездках: оформление авиа\жд билетов, бронирование отелей, трансфера.
– Ведение отчетности.
Что мы ожидаем:
– Высшее образование
– Релевантный опыт работы офис-менеджером/секретарем от 2х лет
–
Опыт организации командировок и служебных поездок сотрудников: бронирование билетов, подбор жилья, заказ транспорта.
– Навык подбора маршрутов с учетом оптимального соотношения бюджета и сроков.
– Способность эффективно управлять перемещениями сотрудников.
– Умение соблюдать политики компании относительно расходов на командировки и контролировать бюджет.
– Работали с поставщиками туристических услуг и агентствами.
– Оказывали консультации коллегам по вопросам подготовки и прохождения командировок.
– Знание правил деловой переписки, делового общения и этикета.
– Внимательность, проактивность и ответственный подход к работе. Умение находить общий язык с любым респондентом.