Мы ищем универсального специалиста, который станет правой рукой руководителя и гарантом бесперебойной работы нашего офиса.
Чем предстоит заниматься:
Поддержка руководителя:
· Полное ведение календаря: планирование встреч, совещаний, переговоров, поездок;
· Организация совещаний (подготовка материалов, техническое обеспечение, ведение протоколов с фиксацией решений и поручений);
· Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками (работа в CRM Bitrix);
· Организация личных и рабочих задач руководителя (бронирование, заказы, сервисное обслуживание).
Работа с документами и коммуникации:
· Первая линия коммуникации: прием входящих телефонных звонков, первичное консультирование, корректное переключение звонков на соответствующих менеджеров или отделы;
· Подготовка, форматирование и оформление писем, презентаций, отчетов, коммерческих предложений. Ваше кредо — безупречный документ в Word - нет висячих строк и лишних нечитаемых знаков;
· Документооборот: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, работа с почтой и курьерскими службами (DHL, СДЭК);
· Взаимодействие с клиентами, партнерами и сотрудниками по поручению руководителя.
Организация работы офиса:
· Полное материально-техническое обеспечение: канцелярия, вода, кулеры, чистота;
· Контроль за работоспособностью офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны), взаимодействие с сервисными службами;
· Административные вопросы: пропуска, парковка, контроль платежей;
· Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Мы ждем от кандидата:
· Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером или администратором от 1-2 лет;
· Виртуозное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Умение создавать сложные документы, работать со стилями, формулами, таблицами — обязательное требование;
· Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и стрессоустойчивости;
· Внимательность к деталям, исполнительность и проактивность;
· Грамотная речь, умение вежливо и эффективно общаться по телефону;
· Умение хранить конфиденциальную информацию.
Мы предлагаем:
· Стабильную работу в растущей компании с понятными процессами;
· Возможность напрямую влиять на эффективность работы руководства и всего офиса;
· Оформление по ТК РФ, белую зарплату;
· ДМС после года работы.
В сопроводительном письме, пожалуйста, кратко ответьте:
Что для вас означает «проактивность» в роли помощника?