ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:
– Административная поддержка и управление коммуникациями
– Ведение календаря руководителя: планирование встреч, контроль дедлайнов, проактивные напоминания
– Организация внутренних и внешних встреч (онлайн/офлайн): подбор оптимального времени с учетом занятости участников, рассылка приглашений
– Протоколирование встреч (meeting notes), ведение аудиозаписей, контроль исполнения договоренностей
– Обработка входящей почты и сообщений, фильтрация потока задач
– Подготовка счетов, актов, взаимодействие с бухгалтерией, напоминания об оплатах
2. Аналитика, отчетность и подготовка материалов
– Подготовка документов, презентаций и отчетов (PowerPoint, Excel)
– Сбор и структурирование информации по продажам и продуктивности, подготовка кратких сводок и дашбордов (визуализация данных)
– Анализ показателей, выявление отклонений, формирование предложений и рекомендаций для принятия решений руководством
– Сбор информации для стратегических решений: сравнительный анализ вариантов, прогнозирование
– Проведение предварительной работы по сбору необходимой информации и документов перед совещаниями
3. Процессы, контроль и автоматизация
– Настройка и контроль соблюдения бизнес-процессов
– Интеграция сервисов (CRM, почта, мессенджеры), автоматизация рутинных задач (рассылки, формирование отчетов)
– Контроль задач команды: ведение базы сотрудников, напоминания о сроках, управление доступами, логирование действий
– Согласование сроков выполнения задач со всеми заинтересованными сторонами
– Взаимодействие со смежными подразделениями и продуктовыми командами: контроль и проверка информации по изменениям продуктов/процессов/технологий, оперативное информирование Сети
НАШИ ПОЖЕЛАНИЯ К СОИСКАТЕЛЮ:
– Высшее образование
– От 1 до 3 лет на позиции ассистента руководителя, офис-менеджера, координатора или административного помощника
– Опыт работы с розничной сетью будет преимуществом
– Уверенное владение Excel (сводные таблицы, формулы ВПР, работа с большими массивами данных) и PowerPoint (создание структурированных презентаций)
– Опыт работы с Microsoft Outlook (создание встреч, управление календарем)
– Понимание принципов работы CRM-систем и инструментов автоматизации
– Системное мышление и проактивность: вы не просто исполняете поручения, а предлагаете, как сделать процесс эффективнее
– Высокая самоорганизация и внимание к деталям: в работе с документами и отчетностью ошибки исключены
– Коммуникабельность и стрессоустойчивость: умение находить общий язык с разными подразделениями (бухгалтерия, IT, продуктовая команда, полевая структура сети)
– Готовность к многозадачности и умение расставлять приоритеты