О нас: Консалтинговая фирма White Square с офисами в Москве и Дубае, занимающая ведущие позиции в рейтингах Право-300 и Коммерсантъ, включая практику в ОАЭ. Команда White Square – выходцы из международных и российских юридических фирм Cleary Gottlieb, White & Case, Squire Patton Boggs, CMS и LECAP, насчитывает более 70 человек (более 50 в Москве и более 20 в Дубае).
Кто нам нужен: Офис-менеджер с опытом работы в международных компаниях, который обеспечит высокие стандарты управления офисами компании в Москве, Дубае и Гонконге в рамках утверждённого бюджета и высокие стандарты сервиса сотрудникам компании и, в особенности, сотрудникам зарабатывающих подразделений.
Обязанности:
1. Руководство командой административных служб (бизнес-ассистенты, водители, уборщицы) в Москве, Дубае и Гонконге, определение функционала, постановка задач, учет рабочего времени, оценка эффективности и качества предоставляемого сервиса.
2. Управление офисами компании:
- разработка и контроль соблюдения стандартов обслуживания всех офисов
- контроль закупок в рамках бюджета на административно-хозяйственные расходы
- контроль взаимодействия с арендодателями
- выбор наилучших подрядчиков на закупку товаров и услуг
- материально-техническое обеспечение рабочих мест сотрудников
- подготовка рабочих мест для новых сотрудников
3. Обеспечение регулярного и своевременного документооборота:
- контроль документов, связанных с деятельностью офиса (доверенность, лицензии, страховки, договора аренды, подписки на сервисы и т. д.)
- контроль реестра подрядчиков (такси, мероприятия, переводы, АХО) и ведение договоров по текущим заказчикам и заключение договоров с новыми подрядчиками в соответствии с правилами и стандартами компании
- внешний документооборот, отправка, получение и регистрация документов
4. Обеспечение высокого уровня сервиса для внутренних клиентов (сотрудников компании) с помощью команды бизнес-ассистентов:
- контроль бронирования переговорных, встреча гостей
- контроль оформления командировок, представительских и командировочных отчеты
- тревел поддержка сотрудников, бронирование и покупка билетов регистрации на рейс
- занесение активностей в Битрикс
- ведение отчетности
- координация водителей
Что мы хотим в Вас видеть:
– Высшее образование;
– Опыт на аналогичной позиции от 3-х лет;
– Опыт руководства командой от 5 человек;
– Продвинутый пользователь MS Word, Excel;
– Высокий уровень организации и самостоятельности;
– Английский язык на уровне не ниже B2.
Мы предлагаем:
– Достойный уровень заработной платы, состоящий из оклада и бонусов по результатам работы. Оклад обсуждается с успешными кандидатами индивидуально по результатам собеседования;
– Официальное трудоустройство по ТК РФ;
– Офис в центре Москвы в районе метро "Чистые Пруды";
– Обеды в офисе;
– Расширенный ДМС со стоматологией;
– Компенсация занятий спортом.
В сопроводительном письме просьба указать ожидания по уровню заработной платы.