Задачи и зоны ответственности
1. Поддержка бухгалтерии
– Ведение и систематизация документооборота (счета, УПД, акты, накладные)
– Выставление счетов в 1С, подготовка платежных документов (через Bitrix)
– Сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию
– Проведение актов сверки с контрагентами (ежеквартально / по запросу)
– Контроль сроков оплат и договорных обязательств
– Работа с архивом бухгалтерских документов, поиск и восстановление
– Запрос дубликатов документов у контрагентов
– Взаимодействие по подключению к ЭДО
– Ведение Excel-таблиц (командировки, расходы, ГСМ и пр.)
– Подготовка и отправка официальной корреспонденции
2. Поддержка маркетинга и проектов
– Закупка материалов и оформление счетов для маркетинговых активностей
– Организация командировок (билеты, проживание, документы)
– Работа с подрядчиками и поставщиками (поиск, договоры, оптимизация цен)
– Контроль сувенирной и рекламной продукции
– Координация документооборота по маркетинговым проектам
3. Поддержка склада и операционной деятельности
– Документооборот по отгрузкам и поставкам (включая доверенности)
– Заказ упаковочных материалов (коробки, пленка и др.)
– Согласование и передача дилерских договоров
4. Обеспечение офисной деятельности
– Полное администрирование офиса:
– закупка канцелярии, воды, продуктов
– организация рабочих мест
– контроль клининга и состояния офиса
– Работа с корреспонденцией (почта, курьеры)
– Работа с пропусками (сотрудники, гости, транспорт)
– Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками
– Организация ремонтов и хозяйственных работ
5. Административная и организационная поддержка
– Организация командировок (включая визовую поддержку)
– Заказ такси, билетов, бронирование отелей
– Закупка мебели, техники и расходников
– Ведение внутренних реестров и таблиц учета
– Организация корпоративных активностей
– Взаимодействие по аренде авто (оплаты, штрафы)
– Контроль регулярных платежей (интернет, безопасность и пр.)
– Выполнение поручений руководства
Требования к кандидату
– Опыт работы офис-менеджером / ассистентом от 1–2 лет
– Опыт работы с документами и бухгалтерией (будет преимуществом)
– Уверенное владение:
– 1С
– Excel / Google Sheets
– Bitrix24 (желательно)
– Высокая внимательность к деталям
– Системность и умение держать под контролем большой объем задач
– Навыки коммуникации с подрядчиками и контрагентами
– Самостоятельность и проактивность
Условия
– Офисный формат работы
– График 5/2
– Стабильная заработная плата
– Работа в активно развивающейся компании
– Широкий функционал (без «узкой» роли)