В задачи будет входить:
– Непосредственное взаимодействие с менеджерами проектов, отделом реализации сервиса (инженеры в их распоряжении) и операционным менеджером отдела реализации сервиса (как вашего непосредственного руководителя и наставника);
– Планирование и координация проектов реализации поставок промышленного оборудования с учетом установленных сроков;
– Ведение отчетности по проектам;
– Организация и участие в переговорах с внутренними и внешними заказчиками/подрядными организациями (при необходимости);
– Подготовка отчетов и других материалов по запросу;
– Контроль за выполнением задач и сроков, взаимодействие с командой и заинтересованными сторонами;
– Ведение первичного документооборота 1С ERP и контроль, чтобы все нижеперечисленные документы, были отражены в системе в рамках соответствующего проекта, оригиналы документов получены нашей компанией:
– регистрация договора в 1С ERP,
– ведение платежного календаря (сроки должны постоянно актуализироваться для финансового отдела и бухгалтерии),
– выставление счетов на оплату Заказчикам в соответствии со сроками и условиями договора,
– регистрация и согласование счетов на оплату Поставщикам и Подрядчикам,
– оформление реализаций (накладные, акты, перемещения и т.д.) товаров и/или услуг в 1С Заказчикам,
– контроль своевременного получения закрывающих документов от Поставщиков и Подрядчиков,
– ежеквартальная сверка расчетов с Заказчиками/Поставщиками/Подрядчиками.
– Сопровождение реализации проекта:
– планировка графика работ,
– планировка выездов инженеров на объект,
– заказ билетов и гостиницы для инженеров на время выполнения работ, контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от инженеров и/или организаций, предоставляющих данные услуги,
– контроль оформления пропусков / допусков, предоставление Заказчику необходимых документов / справок / доверенностей для оформления допуска инженеров на объект,
– согласование с Заказчиком дат прибытия инженеров на объект,
– контроль оформления приказов на командировку, своевременное информирование отдела кадров об изменениях сроков командировок,
– организация и контроль доставки материалов для работ, инструмента и т.д., контроль своевременного получения и передачи в бухгалтерию первичных документов от организаций, предоставляющих данные услуги,
– контроль своевременной сдачи инженерами отчетов по выполненным работам с визами представителей Заказчиков, сканирование и хранение информации на сервере компании.
– Участие в разработке стратегий и планов по улучшению процессов;
– Участие в подготовке регулярной отчетности для менеджеров проектов.
Ожидания от кандидата:
– Аналогичный опыт работы в роли операционного менеджера, координатора / администратора отдела реализации, помощника менеджера по реализации проектов (не менее 2-х лет);
– Умение анализировать бизнес-процессы и предлагать улучшения;
– Отличные организационные и коммуникативные навыки;
– Умение работать в условиях многозадачности и строго соблюдать сроки;
– Знание методов управления проектами;
– Уверенное владение MS Office, 1С, знание принципов работы ERP систем, баз данных;
– Стрессоустойчивость и готовность к работе в динамичной среде;
– Умение эффективно управлять тайм-менеджментом.
– Добровольное медицинское страхование после успешного завершения испытательного срока. Испытательный срок 3 месяца.