Обязанности:
Документальное оформление сделок :
– Подготовка, оформление и первичная проверка договоров, дополнительных соглашений, приложений/спецификаций по шаблонам.
– Выписка счетов, УПД, актов (по данным руководителя/менеджеров, в соответствии с регламентом компании).
– Контроль корректности реквизитов, сумм, дат, номенклатуры и оснований; сверка с договором/КП/спецификацией.
– Передача документов клиентам, контроль возврата подписанных экземпляров, ведение архива/реестра.
– Сбор, систематизация и подготовка пакетов документов по запросу руководителя; контроль сроков предоставления документов.
– Ведение реестров договоров/статусов: согласование, подписание, обмен оригиналами, хранение.
Продажи и сопровождение клиентов:
– Подготовка и оформление коммерческих предложений, спецификаций, расчётов (по шаблонам).
– Взаимодействие с клиентами и подрядчиками: деловая переписка, согласование условий, запрос реквизитов/документов, контроль сроков.
– Поддержка процесса сопровождения: фиксация договорённостей, контроль этапов работ/оплат, напоминания по дедлайнам.
CRM и организация работы:
– Работа в Битрикс24: постановка и контроль задач, фиксация договорённостей, ведение карточек клиентов/сделок (по необходимости), отчётность по статусам.
– Организационная поддержка руководителя: подготовка материалов, сбор информации, протоколирование, напоминания.
Коммуникации и соцсети (при необходимости):
– Ведение/обновление соцсетей компании: публикации по контент-плану, базовая модерация, ответы на обращения.
Требования:
– Опыт работы помощником/координатором/офис-менеджером от 1 года (желательно в юридической/договорной или продажной функции).
– Уверенная работа в Битрикс24., КадАрбитр
– Опыт работы с документами: договоры, приложения, КП, первичная документация.
– Грамотная письменная и устная речь, внимательность к деталям, системность.
Будет плюсом
– Юридическое образование или опыт работы с судебными/претензионными документами (сбор/систематизация, контроль сроков).
– Опыт выставления первичной документации в 1С).
– Навыки подготовки презентаций/КП (PowerPoint/Canva).