Кого мы ищем
Мы ищем энергичного и надёжного Бизнес-ассистента для поддержки Собственника бизнеса в быстро меняющейся международной бизнес-среде. Эта роль сочетает в себе функции исполнительной поддержки, организационной и операционной деятельности, а также участие в проектах.
Идеальный кандидат — это организованный, внимательный к деталям, деликатный специалист, свободно владеющий английским и русским языками (французксий или Арабский будут дополнительным плюсом). Вы будете играть ключевую роль в международной экспансии, повседневных операциях и решении срочных задач руководителя.
Основные обязанности
– Действовать как доверенный помощник владельца бизнеса, управлять ежедневными операциями и потоком задач
– Обрабатывать переписку и звонки на английском и русском
– Готовить аналитические справки
– Вести календарь руководителя, планировать встречи, отслеживать дедлайны и контролировать выполнение задач
– Организовывать и доставлять конфиденциальные документы владельца бизнеса в различные учреждения (например, нотариусы, банки, консульства)
– Быть на связи по телефону вне рабочих часов при необходимости для срочных вопросов
– Помогать с международной регистрацией компаний, документацией и соблюдением требований
– Взаимодействовать с юридическими и финансовыми организациями для поддержки корпоративной структуры
– Поддерживать чувствительные бизнес-проекты с соблюдением конфиденциальности
– Готовить и обрабатывать счета, платежи и банковские операции на разных платформах
– Отслеживать расходы и готовить отчеты для руководителя
– Обеспечивать упорядоченный документооборот на английском и русском
– Организовывать международные поездки (деловые и семейные): авиабилеты, отели, логистика
– Оказывать поддержку в оформлении виз
– Координировать участие в выставках и бизнес-форумах (в России и за рубежом)
– Курировать организацию мероприятий, обеспечивая руководителю комфортное участие и доступ
– Предвидеть проблемы и решать их заранее для бесперебойных поездок и эффективного управления временем
– Проводить исследования, готовить бизнес-обзоры, презентации и справки
– Поддерживать присутствие руководителя на бизнес-платформах от его имени (например, LinkedIn)
– Переводить документы (английский↔русский)
– Координировать заказы брендированной продукции, организацию подарков и цифровые коммуникации
– Уверенно работать с современными технологиями, приложениями и системами
– Помогать с настройкой и управлением онлайн-банкингом, защищенными аккаунтами и цифровыми инструментами
Требования• Свободное владение английским языком (не ниже C1), свободный русский• Опыт работы от 3 до 6 лет в роли бизнес-ассистента или исполнительного помощника• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь• Уверенное владение пакетом MS Office• Быстрая адаптация к новым цифровым инструментам и сервисам• Знание Adobe Photoshop / Illustrator приветствуется• Знание других языков (французский, арабский) будет преимуществом• Высокий уровень ответственности, внимание к деталям и соблюдение конфиденциальности
Мы предлагаем• Конкурентоспособную и стабильную заработную плату• Потенциал карьерного роста до менеджера проектов• Международную бизнес-среду и взаимодействие с первыми лицами• Работа в офисе рядом с м. Смоленская, график 5/2 (пн–пт)
Если вы высокоорганизованный, технологически подкованный профессионал и готовы поддерживать динамичный международный бизнес на высшем уровне — мы будем рады знакомству.________________________________________________________________________________________
Who We Are Looking For
We are seeking a capable and driven Business Assistant to support the Business Owner in a fast-paced, international business environment. This role blends high-level executive support with operational, organisational, and project-related responsibilities.
The ideal candidate is efficient, detail-oriented, discreet, and fully fluent in both English and Russian (French or Arabic will be an advantage). You’ll play a vital role in supporting international expansion, daily operations, and time-sensitive executive needs.
Key Responsibilities
– Act as a trusted assistant to the business owner, managing daily operations and task flow
– Handle correspondence and calls in English and Russian
– Prepare analytical reports
– Maintain the executive calendar, schedule meetings, track deadlines, and follow up on tasks
– Organise and deliver sensitive Business Owner's documents to various institutions (e.g. notaries, banks, consulates)
– Be available on the phone outside of working hours for time-critical or urgent matters when needed
– Assist with international company formation, documentation, and regulatory compliance
– Liaise with legal and financial institutions to support corporate structuring
– Support sensitive business projects with discretion
– Prepare and process invoices, payments, and banking transactions across platforms
– Track expenses and prepare executive reports
– Maintain orderly document flow in English and Russian
– Organise international travel (business and family): flights, hotels, logistics
– Provide visa applications support
– Coordinate participation in exhibitions and business forums (Russia and abroad)
– Oversee event logistics, ensuring seamless executive presence and access
– Anticipate issues and solve problems proactively to ensure smooth travel and time management
– Conduct research, prepare business summaries, presentations, and briefings
– Maintain executive presence on business platforms on behalf of the Business Owner (e.g. LinkedIn)
– Translate documents (English↔Russian)
– Coordinate branded material orders, gift logistics, and digital communications
– Confidently work with modern technology, apps, and systems
– Assist with setting up and managing online banking, secure accounts, and digital tools
Requirements
– English C1+ (spoken and written); fluent Russian
– 3–6 years of experience in executive or business assistant roles
– Excellent communication, writing, and interpersonal skills
– Proficient in MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook)
– Confident user of digital tools and quick to adopt new systems
– Familiarity with Adobe Photoshop/Illustrator is a plus
– Additional languages (French, Arabic) are a plus
– Absolute discretion, attention to detail, and high personal integrity
What We Offer
– Competitive and stable salary
– Clear path to grow into a Project Manager role
– International working environment and leadership exposure
– Office-based role near Smolenskaya metro, Mon–Fri (5/2)
If you are highly organised, technologically savvy, and ready to support a dynamic international business at executive level — we’d love to hear from you.