Задачи
Административные:
– Поддержание порядка, уюта и комфорта в офисе;
– организация и обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование, ведение деловой переписки, работа с первичными закрывающими документами от клиентов и контрагентов, систематизация документов;
– приём звонков и обращений, их регистрация и ведение реестров;
– подготовка проектов приказов, деловых писем, служебных записок, запросов, распорядительных документов и иных документов от лица компании, ведение протоколов;
– встреча гостей, организация и проведение деловых встреч и праздничных мероприятий;
– бронь переговорных комнат, их материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения встреч, повестке дня);
– работа с арендаторами: оформление и выдача пропусков, заявок;
– ведение переговоров с контрагентами и поставщиками в пределах своей компетенции;
– ведение базовых отчетов (по командировкам, закупкам, обращениям и пр.);
– ведение реестров и работа с первичными документами (по необходимости);
– travel-поддержка сотрудников: организация служебных командировок (оформление и согласование служебного задания, поиск, бронирование и заказ билетов, гостиниц и трасфера (возможны заграничные командировки), сбор закрывающих документов, консультирование и сопровождение командируемого до полного завершения процесса)4
– оказание административной поддержки сотрудникам.
2. Хозяйственные:
– обеспечение офиса хозяйственными и канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для функционирования офиса (бытовая химия, продукты и напитки, канцелярские товары и прочие расходные материалы), своевременная закупка, приемка, учет, хранение и выдача;
– поддержание чистоты и порядка в офисе, мониторинг состояния общих зон офиса (переговорные комнаты, комната приема пищи: загрузка/разгрузка посудомоечной машины, поддержание работоспособности кофемашины, микроволновой печи и холодильника, уборные комнаты);
– Координация работы клининга, координация поставленных задач, контроль за качеством предоставляемых услуг;
3. Контролирующие:
– осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, организация своевременного устранения повреждений, взаимодействие с подрядными организациями по техническому обслуживанию офиса.
Требования:
Отличные организаторские и лидерские навыки, ответственность, пунктуальность, внимательность к деталям, доброжелательность и коммуникабельность. Умение эффективно планировать и распределять задачи. Способность быстро принимать решения и работать в режиме многозадачности.
Знание офисных программ (MS Office) и офисной техники.
Опыт работы с Битрикс24 (либо другими CRM системами).
Условия:
–
график 5/2 с 10:00 до 19:00 в офисе;
– официальное оформление;
– комфортабельный современный бизнес-комплекс класса «А» Comcity, 10 минут от метро Румянцево;
– оплачиваемые больничные и отпуск (28 календарных дней), полностью прозрачная система оплаты труда.