Архитектурное бюро SIO ищет БИЗНЕС-АССИСТЕНТА руководителя
ВАЖЕН ОПЫТ РАБОТЫ БИЗНЕС-АССИСТЕНОМ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
Основатель SIO — Игорь Ситкилов (архитектор, дизайнер России и Европы, автор предметов интерьера, выпускаемых серийно европейскими фабриками-производителями).
Наши объекты — только класс ЛЮКС: квартиры и пентхаусы, частные резиденции, виллы.Наши клиенты — успешные деловые люди, ценящие время и максимальный уровень сервиса.
Кого мы ищем:
Мы в поиске бизнес-ассистента руководителя, который будет не просто исполнять поручения, а обеспечивать эффективную работу руководителя и архитектурного бюро в целом.
Это не вакансия офис-менеджера. Офисные задачи займут не более 20% времени.Остальное — управление графиком, контроль сотрудников, коммуникация с топ-клиентами и партнерами, участие в бизнес-процессах.
Что действительно важно делать (обязанности)
– Бизнес-поддержка руководителя (80% времени)
– Управление рабочим и личным графиком руководителя: планирование встреч, звонков, переговоров, поездок.
– Организация встреч и переговоров (включая подбор локаций, подготовку материалов, встречу гостей).
– Подготовка отчётов, протоколов встреч, презентаций и аналитических материалов.
– Постановка задач сотрудникам от лица руководителя и контроль их исполнения (с ежедневной сверкой дедлайнов).
– Ведение переписки с клиентами и партнёрами от имени генерального директора.
– Сбор и анализ информации, необходимой для принятия решений.
– Делопроизводство, работа с входящей/исходящей корреспонденцией.
– Заказ транспорта, билетов, организация поездок и встреч.
– Обеспечение руководителя необходимой информацией 24/7 (в разумных рамках, при срочных вопросах).
– Внедрение и автоматизация бизнес-процессов внутри бюро.
– Офисная поддержка (не более 20% времени)
– Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами.
– Контроль работы оргтехники, вызов мастеров.
– Организация работы технического персонала (уборщики, курьеры).
– Контроль оплаты телефонии, интернета, ведение реестра ежемесячных платежей.
– Участие в формировании бюджета на офисные нужды.
– При необходимости — заказ и контроль мелкого ремонта.
– Наши ожидания (требования)
– Опыт работы бизнес-ассистентом или личным ассистентом руководителя от 5 лет.
– Опыт работы в крупных компаниях или в премиум-сегменте.
Обязательно:
– опыт работы в компании с выстроенной системой целеполагания (OKR, KPI, МВО — неважно, в Битриксе, SAP или Excel). Вы должны уметь декомпозировать цель руководителя в задачи для сотрудников, вести трекер статусов, эскалировать риски заранее и закрывать задачи по факту полученного результата, а не по факту «сказал».
– Умение решать проблемы без участия руководителя.
– Гибкость, исполнительность, рациональное мышление.
– Пунктуальность, проактивность, желание улучшать процессы.
– Высокая стрессоустойчивость.
– Презентабельный внешний вид, чувство стиля, соблюдение офисного дресс-кода. Вы — лицо архитектурного бюро SIO.
– Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM или проектными системами (Битрикс24) — приветствуется.
– Рабочий телефон всегда в зоне доступа, готовность отвечать на звонки и сообщения в нерабочее время (редко, но бывают срочные вопросы).
Кого мы НЕ рассматриваем:
– Кандидатов с опытом только офис-менеджера (канцтовары, курьеры, уборщики — это не главное в этой роли).
– Тех, кому нужно согласовывать каждое действие.
– Людей, которые не готовы быть на связи при срочных вопросах.
Условия работы:
– Работа в офисе в центре Москвы;
– График: 5/2, с 10:00 до 19:00, часовой перерыв на обед.
– Быть постоянно на связи с руководителем (в рабочее время и при срочных вопросах вне его).
– Работа в премиум-сегменте с интересными проектами и топ-клиентами;
Если вы готовы быть правой рукой руководителя, а не просто «человеком на телефоне», ждём ваш отклик!