Мы приглашаем в команду ответственного и организованного сотрудника на должность офис-менеджера.
Вы нам подходите, если:
– У Вас есть опыт работы офис-менеджером/секретарем руководителя от 1 года.
– знаете основы делопроизводства и документооборота
– уверенный пользователь ПК и офисных программ
– понимаете основы процесса бюджетирования
– умеете работать с оргтехникой и программным обеспечением
– у Вас отличные коммуникативные навыки и Вы умеете работать в команде.
– клиентоориентированность и гостеприимство для Вас не пустые слова :)
Обязанности:
1. Документооборот компании:
– ведение делопроизводства в компании: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, сканирование и передача документов ответственным лицам;
– подготовка документов по командировкам сотрудников: сбор и проверка правильности оформления документов, подписание у ответственных должностных лиц, сканирование и передача в бухгалтерию;
– подготовка авансовых отчетов по расходованию подотчетных средств
2. Жизнеобеспечение офиса и рабочих пространств компании:
– Закупка офисных непродовольственных и продовольственных товаров и ведение учета складских запасов закупаемой продукции, отслеживание минимальных остатков и своевременная организация закупок;
– подготовка рабочих мест для новых сотрудников: снабжение сотрудников канцелярскими принадлежностями, оформление и выдача пропусков;
3. Работа с контрагентами:
– заключение договоров с контрагентами по обеспечению офиса необходимыми товарами и услугами;
– заключение договоров с агентствами делового туризма, гостиницами, визовыми службами и такси с целью организации деловых поездок сотрудников компании;
– взаимодействие с представителями арендодателя по вопросам эксплуатации офиса, организации клининга, своевременных инженерно-технических работ и такелажных работ и контроль за качеством выполняемых работ и оказываемых услуг;
4. Коммуникация для сотрудников и партнеров:
– организация информационных рассылок для сотрудников компании,
– подготовка проектов писем для компаний-партнеров
5. Взаимодействие с компаниями-операторами по предоставлению курьерских услуг
6. Административная поддержка:
– подготовка бюджета в части жизнеобеспечения офиса и контроль за его исполнением;
– взаимодействие с сервисом корпоративного такси: подключение и отключение пользователей, взаимодействие по вопросам выставленных счетов и детализации услуг, ознакомление сотрудников с правилами использования корпоративным такси;
– сопровождение и административная поддержка мероприятий в компании и партнерских проектах, помощь в рассылке приглашений и решении оперативных административных вопросов, касающихся корпоративных и клиентских мероприятий;
– оформление заявок на въезд на территорию бизнес-центра и/ или на парковку бизнес-центра для гостей
Условия:
– Официальное оформление по ТК РФ;
– График работы - 5/2 с 9 до 18 , офис;
– Стабильный доход с выплатами 2 раза в месяц;
– Возможности карьерного роста – компания активно развивается;
– ДМС после прохождения исп.срока