Офис-менеджер / Секретарь
Unidraft — команда, которая превращает идеи в здания. Уже больше 11 лет мы проектируем жилые дома, бизнес-центры, спортивные и социальные объекты — всё, что делает города удобнее, красивее и современнее.
У нас в портфолио больше 300 проектов, в том числе высотки «Москвы-Сити», масштабные спортивные комплексы и здания с архитектурой от ведущих мировых бюро (например, Nikken Sekkei, Zaha Hadid Architects и Herzog & de Meuron). Мы специализируемся на генеральном и инженерном проектировании, беремся за сложные и нестандартные задачи — и любим находить для них элегантные и функциональные решения.
Среди наших клиентов ведущие девелоперы и инвесторы: Capital Group, MR Group, ДонСтрой, ПИК, ГК Пионер, Главстрой, Сбербанк, Тинькофф и другие.
Сейчас мы ищем офис-менеджера, который возьмет на себя полную ответственность за организацию жизни офиса и создаст атмосферу, в которой будет комфортно и результативно работать всей команде.Чем предстоит заниматься:
Организация и поддержка работы офиса:
– Поддержание исправности офисной техники: организация ремонта, сервисного обслуживания, взаимодействие с подрядчиками;
– Контроль наличия и заказ канцелярии, воды, чая, кофе, расходных материалов;
– Проверка наличия средств гигиены в санузлах, взаимодействие с клининговым персоналом;
– Ведение учета товарно-материальных ценностей, регулярная инвентаризация;
– Мониторинг рынка поставщиков и поиск лучших условий по закупкам;
– Создание и поддержание порядка, уюта и деловой атмосферы;
– Подготовка офиса и переговорных комнат к встречам и мероприятиям.
Взаимодействие с сотрудниками и руководством:
– Обеспечение рабочего места генерального директора, операционного директора и новых сотрудников необходимыми материалами и техникой;
– Подготовка материалов к совещаниям: бронирование переговорных, обеспечение их канцелярией, водой, техникой;
– Встреча гостей и клиентов: организация кофе-брейков, создание комфортной атмосферы;
– Прием и распределение телефонных звонков, фиксация и передача информации руководителям.
Организация командировок:
– Заказ авиа- и ж/д билетов;
– Бронирование гостиниц;
– Оформление виз;
– Заказ такси для сотрудников и гостей.
Документооборот и коммуникации:
– Прием, регистрация, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции;
– Координация курьерской службы, контроль графика и качества доставки;
– Поддержка и оптимизация документооборота внутри компании;
– Подготовка и оформление презентаций, информационных материалов.
Корпоративная культура:
– Организация поздравлений сотрудников (дни рождения, важные события);
– Участие в организации корпоративных мероприятий.
Дополнительные функции:
– Выполнение отдельных поручений генерального и операционного директоров;
– Проактивное предложение решений по улучшению офисных процессов.
Что мы ждем от кандидата:
– Опыт работы в административной поддержке или управлении офисом;
– Высокая степень организованности и внимания к деталям;
– Способность быстро решать проблемы и принимать решения;
– Владение программами MS Office и умение работать с офисной техникой;
– Ответственность и профессионализм в выполнении возложенных задач.
Что мы предлагаем:
–
Оформление по ТК РФ и полностью белую зарплату;
– График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;
– Современный офис в Москве в 10 минутах от м.Савеловская "БЦ Станколит";
– Минимум формальностей и максимум смысла: можно предлагать идеи, запускать процессы и реально влиять на то, как работает компания;
– Живую корпоративную среду: обучение, корпоративные мероприятия, клубы по интересам и просто тёплое общение вне работы.