Обязанности:
– Взаимодействие с подрядчиками: подготовка и согласование договоров, формирование сопутствующей документации, передача документов в бухгалтерию, контроль за прохождением оплаты и отображение статусов в таблице договоров.
– Взаимодействие с заказчиками: подготовка договоров и допсоглашений, отслеживание оплат, обновление статусов в таблице договоров.
– Подготовка коммерческих предложений: оформление документов, согласование с руководством.
– Подготовка и оформление документации для участия в тендерах и конкурсах.
– Составление и сдача отчётности по государственным субсидиям и иным программам поддержки.
– Решение юридических вопросов на операционном уровне: подготовка правок в договоры, согласование условий, взаимодействие с юристом, подготовка документов по запросу руководства.
– Ведение и актуализация базы договоров, реестров, справочников и внутренних регламентов.
– Организация и поддержка внутренних административных процессов: подготовка заседаний, совещаний, ведение протоколов, фиксирование решений.
– Ведение бумажного документооборота: распределение и систематизация документов по папкам в офисе, поддержание порядка в архиве.
– Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль пропускной системы, организация уборки, отслеживание оплат за аренду офиса (наличная и безналичная), закупка и контроль запасов воды, кофе, чая, бумаги для печати, обеспечение работы принтеров и оргтехники, и другие ежемесячные расходы компании.
– Ведение проектного архива: структурирование и актуализация архивных материалов по проектам, обеспечение возможности быстрого поиска документов.
Требования:
– Высшее образование.
– Опыт работы в административной или координирующей роли не менее 3 лет (желательно в сфере услуг, консалтинга, исследований или смежных областях).
– Опыт работы с договорами, навык ведения переговоров с клиентами и подрядчиками.
– Уверенное владение MS Office (Excel, Word), опыт работы с таблицами, реестрами, отчётами.
– Внимание к деталям, ответственность, аккуратность в документах и сроках.
– Готовность к решению стандартных юридических вопросов и взаимодействию с юристом.
– Умение работать в условиях многозадачности и соблюдать регламенты документооборота.
– Грамотная устная и письменная речь, навык деловой переписки.
– Опыт работы с тендерами и государственными программами (субсидии, гранты и т.п.).
– Понимание базовых принципов договорного права и юридической стороны бизнеса.
Мы предлагаем:
– Стабильную работу в профессиональной команде.
– Удобный гибридный формат и понятный график.
– Возможность развивать административные и организационные навыки, участвовать в управлении внутренними процессами компании.
– Ежемесячное/ежеквартальное премирование по итогам работ.