Описание роли: Персональный ассистент для Владельца ювелирного бренда Lardaux
Вот структурированное описание обязанностей личного ассистента руководителя (с фокусом на личные и семейные вопросы):
Основная цель роли
Обеспечение полного сопровождения деловой, личной, частично семейной жизни собственника бизнеса, освобождение его времени от операционных и бытовых задач, контроль исполнения поручений и управление календарём.
Ключевые обязанности
1. Управление календарём и временем руководителя
– Ведение и актуализация календаря (встречи, поездки, личные мероприятия)
– Приоритизация задач и встреч
– Напоминание о событиях и подготовка к ним
– Координация изменений и переносов
– Синхронизация личного и рабочего графика
2. Организация поездок и путешествий (руководителя и семьи)
– Полный цикл организации поездок:
– Подбор направлений, отелей, транспорта
– Бронирование авиабилетов, трансферов, проживания
– Планирование маршрутов и программы пребывания
– Подготовка всех сопутствующих документов:
– Визы, паспорта, страховки
– Контроль сроков действия документов
– Сопровождение поездок (при необходимости)
– Решение форс-мажоров (задержки, отмены, изменения)
3. Документооборот и личные административные вопросы
– Подготовка и оформление личных документов:
– Паспорта, визы
– Страховые полисы
– Доверенности, заявления, анкеты
– Взаимодействие с государственными органами и сервисами при необходимости
– Контроль сроков действия документов и своевременное обновление
4. Поддержка и организация жизни семьи
Ассистент выступает как координатор ряда бытовых и организационных процессов семьи:
Для взрослых членов семьи:
– Запись к врачам, в клиники, салоны, фитнес
– Организация досуга (рестораны, мероприятия, путешествия)
– Помощь в шопинге (подбор, заказ, возвраты)
Для детей:
– Координация расписания (школа, кружки, секции)
– Организация дополнительных занятий и репетиторов
– Запись в лагеря, школы, кружки
– Сопровождение/организация сопровождения
5. Выполнение личных поручений руководителя
– Выполнение разноплановых задач “под ключ”
– Поиск информации, подрядчиков, услуг
– Организация мероприятий (частных, семейных)
– Решение нестандартных и срочных задач
6. Контроль исполнения поручений
– Фиксация всех задач, поставленных руководителем
– Контроль сроков выполнения
– Напоминание ответственным лицам
– Сбор статусов и отчётность
– Эскалация при рисках невыполнения
7. Коммуникация и координация
– Взаимодействие с:
– Членами семьи
– Подрядчиками и сервисами
– Государственными и частными организациями
– Фильтрация входящих запросов к руководителю
– Поддержание конфиденциальности информации
Требования:
– Организованность и планирование: Исключительные навыки тайм-менеджмента и организации работы. Умение самостоятельно планировать свой день и неделю, расставлять приоритеты и следить за тем, чтобы ни одна задача не «упала».
– Знание английского языка на уровне, позволяющем решить вопросы с бронированием зарубежных отелей к примеру (переносом, возвратом и тп), найти любую информацию в стране пребывания и любые другие вопросы, возникающие при нахождении руководителя за рубежом
– Развитые коммуникативные навыки.
– Многозадачность и стрессоустойчивость
– Вкус и эстетика: Чувство стиля. Ухоженный, аккуратный внешний вид, интерес к моде/ювелирке. Чувствительность к бренду - понимание люксового сервиса, деловая скромность без «звездности».
– Исполнительность и ответственность.
– Самостоятельность и проактивность.
– Коммуникабельность и уважительность.
– Гибкость и лояльность.
– Готовность быть на связи: Корректно реагирует на важные вопросы вне 9–18 при необходимости.
Условия:
– Условия компенсации обсуждаются с успешным кандидатом.
– Атмосферный представительский офис в лучшей локации Москва Сити (2 минуты от метро, самая "тихая", спокойная башня IQ Квартал - Аппартаменты Москва Сити, комфортные условия труда и отдыха в офисе)
– Дружелюбная атмосфера в офисе и компании, возможность развития и карьерного роста внутри бизнеса