ФОРМИРУЕТСЯ КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ ПО ДОЛЖНОСТИ "СЕКРЕТАРЬ"!
Обязанности:
– Работа в Системе электронного документооборота на платформе DIRECTUM.
– Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции (документов).
– Прием обращений граждан и организаций по телефону.
– Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри.
– Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам.
– Контроль исполнения документов.
– Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов.
– Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях.
– Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.
– Проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников.
– Ознакомление работников с копиями приказов, другими поступившими документами и информационными материалами.
– Протоколирование совещаний.
– Обеспечение участие руководства и сотрудников Представительства в совещаниях, конференциях, форумах, круглых столах и подготовка материалов к ним.
– Подготовка проектов резолюций, служебных писем и других документов.
– Подготовка проектов документов и материалов по поручению руководителя.
– Ведение журналов документов Представительства.
– Организация телефонных переговоров руководителя.
– Организация командировок руководителя.
– Оформление заявок на обслуживание в залах официальных лиц и делегаций.
– Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
– Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
– Аналитическая поддержка руководителя (сбор, обработка, аналитика и визуализация информации).
– Организация текущего хранения документов, формирование номенклатуры дел.
– Планирование рабочего дня руководителя, организация и координация встреч и переговоров.
– Выполнение иных поручений.
Требования:
– Наличие высшего образования.
– Владение грамотной устной и письменной русской речью.
– Знание делопроизводства.
– Знание офисных программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook.
– Умение работать в интенсивном режиме, устойчивость к стрессу, развитые коммуникативные навыки.
Условия:
– Полный рабочий день (с 8.00 до 17.00).
– Социальный пакет в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
– Оформление по трудовому законодательству Российской Федерации.
– Уникальная возможность получить опыт работы над проектами и задачами федерального масштаба.