Обязанности:
– Организационное обеспечение приемной генерального директора:
– качественное и своевременное выполнение поручений руководителя; подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
– контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
– организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов;
– ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества;
– организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.
– Обеспечение документооборота Общества:
– работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.);
– ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм;
– работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам);
– оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением;
– организация приема внешних писем на бумажном носителе;
– подготовка и передача документов на архивное хранение/уничтожение.
Требования:
– Высшее образование.
– Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной нефтегазовой или банковской компании от 2-х лет.
– Знание электронного документооборота.
– Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP.
– Опыт работы по контролю за исполнением поручений.
– Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе.
– Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate.
– Навыки работы с документами служебного пользования.
– Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.
Условия:
– Работа в Дочернем обществе ПАО «НК «Роснефть».
– Оформление по ТК РФ.
– Годовое вознаграждение по итогам работы за год.
– Ежегодная индексация заработной платы.
– ДМС и страхование от несчастных случаев.
– Дополнительные программы мотивации и социальной поддержки работников.
– График работы 5/2 пн-пт, 1 неделя с 08:00 до 17:00, 2 неделя с 10:00 до 19:00.
– Офис м. Шаболовская, м. Октябрьская.